Évaluation au Secrétariat de l’Organisation des Nations Unies

United Nations ST/AI/2021/3 Secretariat 6 August 2021 21-11077 (E) 160821 *2111077* Administrative instruction Evaluation in the United Nations Secretariat The Under-Secretary-General for Management Strategy, Policy and Compliance, pursuant to section 4.2 of Secretary-General’s bulletin ST/SGB/2009/4 and for the purpose of prescribing instructions and procedures for the implementation of article VII, Evaluation, of the Regulations and Rules Governing Programme Planning, the Programme Aspects of the Budget, the Monitoring of Implementation and the Methods of Evaluation (ST/SGB/2018/3) promulgates the following: Section 1 Purpose and scope 1.1 The present instruction describes the Organization’s requirements and procedures for the management, conduct and use of evaluations and sets out the operational guidelines for article VII, Evaluation, of the Regulations and Rules Governing Programme Planning, the Programme Aspects of the Budget, the Monitoring of Implementation and the Methods of Evaluation. It puts into effect the Secretary-General’s intention to strengthen the evaluation capacity of the Secretariat so as to better inform programme planning and reporting on programme performance, among other proposals contained in his report on shifting the management paradigm in the United Nations (A/72/492), which the General Assembly took note of in its resolution 72/266 A. 1.2 In view of the mandates of the Inspection and Evaluation Division of the Office of Internal Oversight Services (OIOS), as set forth in Secretary-General’s bulletins ST/SGB/273 and ST/SGB/2002/7, and its role as the central evaluation unit referred to in ST/SGB/2018/3, the present instruction clarifies the architecture of the evaluation function in the Secretariat. It also outlines the governance arrangements and accountabilities, as well as performance standards, for evaluation functions in the Secretariat. 1.3 Evaluation is a shared function across Secretariat entities. The Secretariat entities are the departments and offices, including offices away from Headquarters, special political and peacekeeping missions, regional commissions, resident or regional coordinators’ offices and any other unit tasked with programmed activities. 1.4 The Secretary-General’s report (A/72/492) and related resolutions and reports refer to evaluation undertaken by both oversight bodies and entities and to self - evaluation as referenced and defined in section VII of ST/SGB/2018/3. The term ST/AI/2021/3 21-11077 2/6 “evaluation” is used in the present instruction in reference to both. The provisions of the instruction apply to all Secretariat entities. Accordingly, all entities are required to have an evaluation policy that is consistent with the present instruction. Forthcoming guidance will address transitional measures. Section 2 Evaluation procedures Evaluation planning and coverage norms 2.1 Each entity must develop an annual evaluation plan and ensure adequate allocation of funds for evaluation capacity to deliver the plan. The results of evaluations and lessons learned must be considered in the preparation of plans and budgets for future cycles and reported in the budget documents. 2.2 Secretariat entities undertake various types of evaluation, including programme, thematic and cross-cutting evaluations. The types of evaluation activity undertaken by each entity depends on its role, mandate and evaluation capacity. The Regulations and Rules Governing Programme Planning, the Programme Aspects of the Budget, the Monitoring of Implementation and the Methods of Evaluation note the need for all programmes and subprogrammes to be evaluated on a regular, periodic basis, irrespective of the source of funding. 2.3 The Inspection and Evaluation Division of OIOS, as the central evaluation unit, conducts its programme and subprogramme evaluations at least once every eight years, as specified in the table below. Specifically, the types of evaluation and evaluative activities and their coverage norms are as follows: (a) Programme evaluations assess the overall relevance, effectiveness, impact and efficiency of a single Secretariat programme or subprogramme or of a peacekeeping operation or special political mission. As endorsed by the General Assembly,1 each Secretariat programme is normally evaluated at least once every eight years; (b) Thematic evaluations assess high-risk cross-cutting themes or activities across multiple Secretariat entities, or the cumulative effects of multiple programmes sharing common objectives and purposes, or the effectiveness of coordination and cooperation among different entities. There is normally at least one thematic evaluation on a cross-cutting theme among the priority areas of work of the Organization each biennium; (c) Inspections are short, focused and targeted reviews of an organizational unit, issue or practice perceived to be of high risk, in order to determine the extent to which it adheres to established norms, good practices or other pre-determined criteria, and to identify corrective action as needed. These are ad hoc and conducted as and when identified through regular risk assessments; (d) Reports on strengthening the role of evaluation and the application of evaluation findings on programme design, delivery and policy directives together with the evaluation dashboard are the main products through which the Inspection and Evaluation Division seeks to strengthen evaluation capacity within the Secretariat. The reports are produced biennially (ST/SGB/2018/3, regulation 7.4); __________________ 1 In its resolution 65/244 the General Assembly endorsed the recommendation of the Committee for Programme and Coordination at its fiftieth session (A/65/16) to approve the proposal of OIOS for a cycle of eight years to cover all Secretariat programmes so as to improve the programme evaluation cycle (A/65/6 (Prog. 25), para. 25.6). ST/AI/2021/3 3/6 21-11077 (e) Triennial reviews are assessments undertaken three years after a General Assembly mandated inspection or evaluation to review the status of implement ation of report recommendations. All such mandated inspections and evaluations are subject to triennial reviews (A/37/38, para. 362). 2.4 All entities are subject to the requirement that all programmed activit ies shall be evaluated by the entity itself, by OIOS or by an external entity such as the Joint Inspection Unit and other external bodies as approved by the General Assembly, as specified in regulations 7.2 and 7.3 of the Rules and Regulations. Evaluation coverage norms and criteria for consideration in establishing the periodicity of evaluations are outlined in the table below. As such, Secretariat entities shall establish clearly, within their respective evaluation policies, the specific regular periodic basis within which all programmes and subprogrammes under their responsibility are evaluated. OIOS and the Department of Management Strategy, Policy and Compliance shall provide guidance on evaluation planning to ensure coordination and adequate evaluation coverage of the Secretariat. Evaluation coverage norms in the Secretariat Evaluation Frequency Evaluation manager Quality assurance Accountability for management response and use of evaluation results Accountability for monitoring implementation of recommendations Programme/ subprogramme evaluation by OIOS At least once every eight years and as requested by intergovernmental bodies OIOS Inspection and Evaluation Division OIOS Inspection and Evaluation Division Entities OIOS Programme/ subprogramme evaluation by entities At least once every six years Heads of entities or designated evaluation managers Heads of entities or designated evaluation managers with support from OIOS as needed Entity and programme/ subprogramme management Entity head of evaluation or designated focal point Other (project, thematic area, regional or country operation, etc.) As necessary, based on risk assessment and/or specific donor requirements or entity-specific evaluation policy Heads of entities or designated evaluation managers and project managers as appropriate Heads of entities or designated evaluation managers and project managers with support from OIOS as needed Entity programme/ subprogramme and project management Entity programme/ subprogramme and project management Management and conduct of evaluations 2.5 Entities shall design, conduct and manage their evaluations in line with the regulations and rules set out in the Secretary-General’s bulletin (ST/SGB/2018/3) and the present instruction. The norms and standards for evaluation of the United Nations Evaluation Group provide additional non-binding advice on the conduct and management of evaluations. 2.6 Evaluations shall follow key minimum parameters to ensure useful and credible results: ST/AI/2021/3 21-11077 4/6 (a) Management arrangements for each evaluation shall ensure impartiality and independence. The designated evaluation manager and team members shall not be part of the team that designs or manages the implementation of the assessed policy, plan or programme; (b) Entities shall develop an inception report or terms of reference that will contain an evaluation objective, evaluation questions and evaluation design and methods; (c) Evaluation results, lessons learned and recommendations shall be incorporated and reflected in planning and budget documents so as to inform strategic and transparent programme delivery (as specified in ST/SGB/2018/3, rule 107.4). Quality assurance 2.7 The Inspection and Evaluation Division of OIOS, in consultation with the Business Transformation and Accountability Division of the Department of Management Strategy, Policy and Compliance, develops and provides guidance and tools to support the conduct of evaluations. 2.8 Heads of entities are responsible for the existence of an appropriate quality assurance system in their respective entities. The quality assurance system shall include a clear process, with specific and transparent standards, for assessing the overall quality of evaluation using agreed professional standards for the conduct of evaluation. OIOS and the Department of Management Strategy, Policy and Compliance will provide guidance on minimum quality standards. When Secretariat entities need assistance in conducting quality assurance at key points in the conduct of an evaluation, they may request such assistance from the Inspection and Evaluation Division of OIOS. Key points include identifying evaluation resources such as consultants; preparing terms of reference, including developing potential methodology; during the inception phase when finalizing the evaluation design; at the time of the draft inception report; and at the time of the draft evaluation report. Section 3 Use of evaluation data, findings and follow-up 3.1 Heads of entities shall promote the use of evaluation data, findings and follow - up through an interactive process that involves programme managers in the entity being evaluated, end users and other relevant officials. Heads of entities shall also ensure that recommendations, findings and lessons learned are considered in planning and in the preparation of budgets for future cycles and are integrated into policies an d programmes. Management response to evaluation recommendations 3.2 Management in all entities is required to prepare a response to each evaluation. Management responses to recommendations shall be discussed with programme managers and include specific, time-bound actions. In instances where Management decides to adopt recommendations made pursuant to an evaluation, it shall do so by clearly assigning responsibilities to units that will implement the recommendations. Management responses shall be made public, except for circumstances in which such response would divulge confidential information. ST/AI/2021/3 5/6 21-11077 Section 4 Complementarity with other learning and oversight functions 4.1 The Inspection and Evaluation Division of OIOS and the evaluation units of Secretariat entities rely on data and information from other functions such as programme and performance monitoring, research and audit. While maintaining independence, the Division and Secretariat evaluation units coordinate with internal and external oversight bodies such as the Internal Audit Division of OIOS, the Board of Auditors and the Joint Inspection Unit to ensure that evaluations can take advantage of efficiencies in the generation and use of data and evidence for assessing organizational effectiveness. 4.2 Secretariat entities may request the Inspection and Evaluation Division of OIOS and the Department of Management Strategy, Policy and Compliance to support the utilization of relevant performance monitoring systems and data for evaluations and facilitate the sharing of information and lessons learned. Section 5 Provisions on roles and responsibilities of the Evaluation Management Committee, the Evaluation Advisory Committee and Secretariat entities Evaluation Management Committee 5.1 The Evaluation Management Committee will be a subcommittee of the Secretary-General’s Management Committee, chaired by the Under-Secretary- General for Management Strategy, Policy and Compliance. The Business Transformation and Accountability Division of the Department of Management Strategy, Policy and Compliance will serve as the secretariat to assist the Committee in exercising its mandate. 5.2 The Evaluation Management Committee advises the Secretary-General (or designate) on issues relating to the planning, budgeting and policies related to evaluation. It is intended to foster demand and use of evaluation within the Organization, to raise awareness of the added value of evaluation and to ensure that accountabilities for uptake and use of evaluation results are exercised, including management response and follow-up on the implementation of recommendations. Evaluation Advisory Committee 5.3 The Evaluation Advisory Committee is an independent external body, appointed by the Under-Secretary-General for Internal Oversight Services to advise the Director of the Inspection and Evaluation Division on issues relating to the evaluation function, including implementation of the evaluation policy; risk-based planning of evaluations; recommending improvements to evaluation methodologies, procedures, quality assurance mechanisms and management response; and ways to enhance the use of evaluations. The Business Transformation and Accountability Division has observer status in the Evaluation Advisory Committee. Secretariat entities 5.4 Evaluation is an integral part of the management of the programme planning and budgetary cycle. Each head of entity is responsible for ensuring the establishment of the entity’s evaluation policy and an adequately resourced evaluation capacity. 5.5 All heads of Secretariat entities shall: (a) Ensure that the conduct of evaluation is functionally independent within the entity; ST/AI/2021/3 21-11077 6/6 (b) Ensure the integration of respect for gender equality and disability inclusion in evaluation procedures and practices; (c) Use qualified external and internal evaluators with relevant professional competencies and experience, including evaluators from the roster developed and maintained by the Inspection and Evaluation Division where in-house capacity is lacking; (d) Ensure that appropriate mechanisms are in place for management to monitor and respond to evaluation recommendations, including outlining concrete actions that are to be undertaken, and to follow up on recommendation implementation; (e) Conduct joint evaluations with other Secretariat entities on cross -cutting areas, including those that contribute to the implementation of the Sustainab le Development Goals, with coordination by the Inspection and Evaluation Division as required. Section 6 Resources 6.1 Heads of entities shall ensure adequate capacity and resources to manage and conduct evaluations and provide effective quality assurance. Heads of entities shall also ensure that there is adequate capacity to deliver these key roles. Some of these services may be provided directly by the entity itself, or they may be provided through other arrangements such as consultancies or long-term agreements with centres of excellence.2 6.2 Secretariat entities shall take into consideration the general view of the Joint Inspection Unit that funding for evaluation activities should fall within the range of 0.5 to 3 per cent of entity expenditure, depending on the mandate of the entity, its size, types of evaluation undertaken and the role of evaluation in the entity (JIU/REP/2014/6, para. 77). Section 7 Implementation, reporting and review 7.1 The present instruction will come into force at the time of its issuance. 7.2 In accordance with rules 107.2 and 107.3 of the Regulations and Rules Governing Programme Planning, the Programme Aspects of the Budget, the Monitoring of Implementation and the Methods of Evaluation, the Inspection and Evaluation Division of OIOS, as the central evaluation unit, will provide further guidance, with support from the Business Transformation and Accountability Division of the Department o f Management Strategy, Policy and Compliance, on the implementation of the present instruction. Nothing in the instruction shall be construed as limiting the operational independence of OIOS with regard to its mandated activities. 7.3 The instruction will be reviewed two years from the date of issuance. (Signed) Catherine Pollard Under-Secretary-General for Management Strategy, Policy and Compliance __________________ 2 Centres of excellence include research institutions, academic institutions and the like that have evaluation expertise and could provide evaluation services to Secretariat entities.Nations Unies ST/AI/2021/3 Secrétariat 6 août 2021 21-11077 (F) 170821 180821 *2111077* Instruction administrative Évaluation au Secrétariat de l’Organisation des Nations Unies En vertu du paragraphe 4.2 de la circulaire ST/SGB/2009/4 du Secrétaire général, et aux fins de l’établissement des dispositions et procédures relatives à l’article VII du Règlement et des règles régissant la planification des programmes, les aspects du budget qui ont trait aux programmes, le contrôle de l’exécution et les méthodes d’évaluation (ST/SGB/2018/3), la Secrétaire générale adjointe chargée du Département des stratégies et politiques de gestion et de la conformité promulgue ce qui suit : Section 1 Objet et champ d’application 1.1 La présente instruction énonce les prescriptions et les procédures de l’Organisation en matière de gestion, de conduite et d’utilisation des évaluations ainsi que les directives opérationnelles concernant l’application de l’article VII, relatif à l’évaluation, du Règlement et des règles régissant la planification des programmes, les aspects du budget qui ont trait aux programmes, le contrôle de l’exécution et les méthodes d’évaluation. Elle donne suite à l’intention du Secrétaire général de renforcer la capacité d’évaluation du Secrétariat pour faciliter la planification des programmes et la communication d’informations concernant leur exécution, dont il a fait part, entre autres propositions, dans son rapport sur un nouveau modèle de gestion pour l’Organisation des Nations Unies (A/72/492), dont l’Assemblée générale a pris note dans sa résolution 72/266 A. 1.2 Compte tenu des mandats de la Division de l’inspection et de l’évaluation du Bureau des services de contrôle interne définis dans les circulaires ST/SGB/273 et ST/SGB/2002/7 du Secrétaire général et du fait que la Division assume les fonctions du groupe central d’évaluation auquel il est fait référence dans la circulaire ST/SGB/2018/3, la présente instruction définit l’organisation de la fonction d’évaluation au Secrétariat. Y sont également décrites les modalités de gouvernance et les responsabilités ainsi que les normes relatives aux fonctions d’évaluation au Secrétariat. 1.3 L’évaluation est une fonction exercée par toutes les entités du Secrétariat, à savoir les départements et bureaux, y compris les bureaux hors Siège, les missions politiques spéciales et les missions de maintien de la paix, les commissions ST/AI/2021/3 21-11077 2/8 régionales, les bureaux des coordonnateurs et coordonnatrices résidents ou régionaux et toute unité administrative chargée d’exécuter des activités programmées. 1.4 Il est fait référence dans le rapport du Secrétaire général (A/72/492) et dans les résolutions et rapports connexes aux « évaluations » auxquelles procèdent aussi bien les organes de contrôle que les entités et aux « autoévaluations » au sens donné à l’article VII de l’instruction ST/SGB/2018/3. Dans la présente instruction administrative, le terme « évaluation » recouvre à la fois les évaluations et les autoévaluations susvisées. Les dispositions de la présente instruction s’appliquent à toutes les entités du Secrétariat. Celles-ci sont donc tenues de se doter d’une politique d’évaluation qui y est conforme. Des orientations concernant les mesures transitoires seront publiées ultérieurement. Section 2 Procédures d’évaluation Planification des évaluations et normes de couverture 2.1 Chaque entité établit un plan d’évaluation annuel et veille à ce que des fonds suffisants soient alloués à l’exécution du plan. Les résultats et les enseignements tirés des évaluations sont pris en considération au moment de l’établissement des plans et des budgets pour les cycles à venir et il en est rendu compte dans les documents budgétaires. 2.2 Les entités du Secrétariat procèdent à divers types d’évaluations, notamment à des évaluations de programmes, des évaluations thématiques et des évaluations portant sur des questions de portée générale, en fonction de leur rôle, de leur mandat et des moyens d’évaluation dont elles disposent. Il est indiqué dans le Règlement et les règles régissant la planification des programmes, les aspects du budget qui ont trait aux programmes, le contrôle de l’exécution et les méthodes d’évaluation qu’il convient d’évaluer tous les programmes et sous-programmes à intervalles réguliers, quelle que soit leur source de financement. 2.3 En sa qualité de groupe central d’évaluation, la Division de l’inspection et de l’évaluation du Bureau des services de contrôle interne évalue directement les programmes et sous-programmes au moins une fois tous les huit ans, comme indiqué dans le tableau ci-après. Plus précisément, les types d’évaluations et d’activités d’évaluation et leurs normes de couverture sont classés comme suit : a) les évaluations de programme portent sur la pertinence, l’efficacité, les effets et l’efficience d’un programme ou d’un sous-programme du Secrétariat, d’une opération de maintien de la paix ou d’une mission politique spéciale. Comme approuvé par l’Assemblée générale, les programmes du Secrétariat sont évalués en principe au moins une fois tous les huit ans1 ; b) les évaluations thématiques portent sur des activités ou des thèmes présentant un risque élevé communs à plusieurs entités du Secrétariat, sur les effets cumulatifs de plusieurs programmes ayant des objectifs et des buts communs et sur l’efficacité de la coordination et de la coopération entre différentes entités. En principe, pour chaque exercice biennal, il y a au moins une évaluation thématique sur __________________ 1 Dans sa résolution 65/244, l’Assemblée générale a fait sienne la recommandation que le Comité du programme et de la coordination à sa cinquantième session (A/65/16) avait faite pour qu’il soit donné suite à la proposition du Bureau des services de contrôle interne concernant le passage à un cycle d’évaluation de huit ans, ce qui permettrait de couvrir tous les programmes du Secrétariat et d’améliorer le cycle d’évaluation (A/65/6 (Prog. 25), par. 25.6). ST/AI/2021/3 3/8 21-11077 une question de portée générale choisie parmi les domaines de travail prioritaires de l’Organisation ; c) les inspections sont de brefs examens ciblant une unité administrative, une question ou une pratique considérée comme présentant un risque élevé, qui servent à déterminer dans quelle mesure les normes établies, les bonnes pratiques ou d’autres critères prédéterminés sont appliqués et à cerner les mesures correctives nécessaires. Il s’agit d’activités ponctuelles qui sont menées lorsque des évaluations régulières des risques en démontrent la nécessité ; d) les rapports sur le renforcement du rôle de l’évaluation et la meilleure application des conclusions des évaluations lors de la conception et de l ’exécution des programmes et dans les directives de politique générale ainsi que le tableau de bord des évaluations sont les principaux produits dont la Division se sert pour renforcer les capacités d’évaluation du Secrétariat de l’ONU. Les rapports sont établis tous les deux ans (ST/SGB/2018/3, art. 7.4) ; e) les inspections et évaluations demandées par l’Assemblée générale font l’objet d’un examen triennal qui sert à évaluer la suite donnée aux recommandations qui ont été énoncées. Toutes les inspections et évaluations prescrites par l’Assemblée font l’objet d’un examen triennal (A/37/38, par. 362). 2.4 Toutes les entités sont tenues de se plier à la règle voulant qu’elles évaluent elles-mêmes toutes les activités programmées ou que celles-ci fassent l’objet d’une évaluation menée par le Bureau des services de contrôle interne ou une entité externe, comme le Corps commun d’inspection ou un organe externe approuvé par l’Assemblée générale, comme indiqué dans les articles 7.2 et 7.3 du Règlement et des règles ; les normes de couverture des évaluations et les critères concernant la périodicité des évaluations sont présentés dans le tableau ci -après. Les entités du Secrétariat sont donc tenues d’indiquer clairement, dans leur politique d’évaluation, la fréquence d’évaluation de tous les programmes et sous-programmes placés sous leur responsabilité. Le Bureau des services de contrôle interne et le Département des stratégies et politiques de gestion et de la conformité donnent des orient ations quant à la planification des évaluations de sorte que les évaluations du Secrétariat soient coordonnées et fassent l’objet d’une couverture adéquate. Normes de couverture des évaluations au Secrétariat Évaluation Fréquence Responsable de l’évaluation Assurance de la qualité Responsable de la réponse de l’administration et de l’utilisation des résultats issus des évaluations Responsable du suivi de l’application des recommandations Évaluation des programmes et des sous- programmes par le Bureau des services de contrôle interne Au moins une fois tous les huit ans et à la demande des organes intergouvernementaux Division de l’inspection et de l’évaluation (Bureau des services de contrôle interne) Division de l’inspection et de l’évaluation (Bureau des services de contrôle interne) Entités Bureau des services de contrôle interne Évaluation des programmes et des sous- programmes par les entités Au moins une fois tous les six ans Chefs d’entité ou personnes chargées de diriger l’évaluation Chefs d’entité ou personnes chargées de diriger l’évaluation, avec le Entités et équipes chargées de l’exécution des programmes et Responsable des services d’évaluation dans l’entité ou ST/AI/2021/3 21-11077 4/8 Évaluation Fréquence Responsable de l’évaluation Assurance de la qualité Responsable de la réponse de l’administration et de l’utilisation des résultats issus des évaluations Responsable du suivi de l’application des recommandations concours du Bureau des services de contrôle interne si besoin est sous- programmes personne référente Autres (projets, domaines thématiques, opérations régionales ou nationales) Selon qu’il conviendra, en fonction de l’évaluation des risques, des demandes des donateurs ou de la politique d’évaluation propre à l’entité Chefs d’entité ou personnes chargées de diriger l’évaluation, et chefs de projet selon le cas Chefs d’entité ou personnes chargées de diriger l’évaluation, et responsable du projet, avec le concours du Bureau des services de contrôle interne si besoin est Équipes chargées de l’exécution des programmes et sous- programmes dans l’entité et chefs de projet Équipes chargées de l’exécution des programmes et sous- programmes dans l’entité et chefs de projet Gestion et conduite des évaluations 2.5 Les entités conçoivent, réalisent et gèrent leurs évaluations conformément au règlement et aux règles faisant l’objet de la circulaire du Secrétaire général (ST/SGB/2018/3) et aux dispositions de la présente instruction. Le document intitulé « Normes et règles d’évaluation » mis au point par le Groupe des Nations Unies pour l’évaluation donne des orientations non contraignantes sur la conduite et la gestion des évaluations. 2.6 Pour que les résultats des évaluations soient utiles et crédibles, il importe de suivre les directives suivantes : a) les modalités de gestion des évaluations garantissent l’impartialité et l’indépendance. La personne chargée de diriger l’évaluation et les membres de l’équipe d’évaluation ne font pas partie de l’équipe chargée de la conception ou de la gestion de l’exécution de la politique, du plan ou du programme sur lequel porte l’évaluation ; b) les entités établissent un rapport initial ou un cahier des charges dans lequel sont énoncés l’objectif de l’évaluation, les questions sur lesquelles portera l’évaluation et le plan et les méthodes d’évaluation ; c) les résultats de l’évaluation, les enseignements tirés et les recommandations sont intégrés et pris en compte dans les documents de planification et dans les documents budgétaires pour contribuer à l’exécution stratégique et transparente des programmes, comme prévu dans la règle 107.4 de la circulaire du Secrétaire général (ST/SGB/2018/3). ST/AI/2021/3 5/8 21-11077 Assurance de la qualité 2.7 La Division de l’inspection et de l’évaluation du Bureau des services de contrôle interne, en concertation avec la Division de la transformation opérationnelle et des questions de responsabilité du Département des stratégies et politiques de gestion et de la conformité, établit et diffuse des orientations et des outils pour faciliter les évaluations. 2.8 Les chefs d’entité sont tenus de veiller à ce que leur entité soit dotée d’un système d’assurance qualité approprié. Il importe que le système d’assurance qualité comprenne une procédure clairement définie reposant sur des normes transparentes pour que l’on puisse évaluer la qualité générale de l’évaluation au moyen de normes professionnelles d’évaluation convenues. Le Bureau des services de contrôle interne et le Département des stratégies et politiques de gestion et de la conformité donneront des orientations quant aux normes de qualité minimale. Les entités du Secrétariat ayant besoin d’aide pour mener à bien l’assurance qualité à des stades clés d’une évaluation peuvent s’adresser à la Division de l’inspection et de l’évaluation du Bureau des services de contrôle interne. Les stades clés comprennent : la sélection des ressources d’évaluation, comme les consultants, l’établissement du mandat, y compris de la méthode que l’on envisage d’employer, l’établissement du plan final de l’évaluation au stade initial, l’établissement du projet de rapport initial et l’établissement du projet de rapport d’évaluation. Section 3 Utilisation des données et des constatations issues de l’évaluation et suivi 3.1 Les chefs d’entité assurent la promotion de l’utilisation des données et des constatations issues de l’évaluation et des activités de suivi dans le cadre d’un processus interactif dans lequel interviennent les directeurs de programme de l’entité évaluée, les utilisateurs finaux et toute autre personne concernée. Ils veillent également à ce que les recommandations, les constatations et les enseignements tirés soient pris en compte dans la planification et l’établissement des budgets des cycles futurs et intégrés dans les politiques et les programmes. Réponse de l’administration aux recommandations issues des évaluations 3.2 L’administration de l’entité est tenue de préparer une réponse à l’issue de chaque évaluation. Elle s’entretient à cet effet avec les directeurs de programme et arrête des mesures assorties d’échéances. Dans les cas où l’administration souscrit aux recommandations issues d’une évaluation, elle indique clairement les unités administratives qui seront chargées de l’application des mesures qui seront arrêtées. Les réponses de l’administration sont rendues publiques, à l’exception de celles qui entraîneraient la divulgation d’informations confidentielles. Section 4 Complémentarité avec d’autres services et organes s’occupant de l’apprentissage et du contrôle 4.1 La Division de l’inspection et de l’évaluation du Bureau des services de contrôle interne et les unités administratives chargées de l’évaluation dans les entités du Secrétariat se servent de données et d’informations provenant d’autres services ou organes chargés de suivre les programmes et les résultats, de faire des recherches et de procéder à des audits. Tout en conservant leur indépendance, la Division de ST/AI/2021/3 21-11077 6/8 l’inspection et de l’évaluation et les unités administratives du Secrétariat chargées de l’évaluation coordonnent leurs activités avec celles des organes de contrôle interne et externe, comme la Division de l’audit interne du Bureau des services de contrôle interne, le Comité des commissaires aux comptes et le Corps commun d’inspection, de façon à pouvoir tirer parti des données et des éléments produits par les uns et par les autres et ainsi mieux évaluer l’efficacité de l’Organisation. 4.2 Les entités du Secrétariat peuvent demander à la Division de l’inspection et de l’évaluation du Bureau des services de contrôle interne et au Département des stratégies et politiques de gestion et de la conformité de faciliter l ’utilisation des données et des systèmes de suivi de la performance et la mise en commun des informations et des enseignements tirés. Section 5 Dispositions relatives aux attributions et aux responsabilités du Comité de gestion de l’évaluation, du Comité consultatif pour l’évaluation et des entités du Secrétariat Comité de gestion de l’évaluation 5.1 Le Comité de gestion de l’évaluation sera un sous-comité du Comité de gestion du Secrétaire général et sera présidé par la Secrétaire générale adjointe chargée du Département des stratégies et politiques de gestion et de la conformité. La Division de la transformation opérationnelle et des questions de responsabilité du Département servira de secrétariat au Comité et l’aidera à assumer ses fonctions. 5.2 Le Comité de gestion de l’évaluation conseille le Secrétaire général [ou son ou sa représentant(e)] sur les questions relatives aux plans, aux budgets et aux politiques liés à l’évaluation. Il aura pour mission de promouvoir la demande d ’évaluations et l’utilisation de l’évaluation dans l’Organisation, de mener des activités d’information sur l’utilité de l’évaluation et de veiller à ce que les entités et les personnes concernées exercent leurs responsabilités et s’approprient et utilisent les résultats des évaluations, y compris pour ce qui est de la réponse de l’administration et du suivi de l’application des recommandations. Comité consultatif pour l’évaluation 5.3 Le Comité consultatif pour l’évaluation est un organe externe indépendant, mis sur pied par le ou la Secrétaire général(e) adjoint(e) aux services de contrôle in terne pour conseiller le ou la Directeur(trice) de la Division de l’inspection et de l’évaluation sur les questions relatives à l’évaluation, en particulier la mise en œuvre de la politique d’évaluation, la planification des évaluations en fonction des risques, les améliorations à apporter aux méthodes d’évaluation, aux procédures, aux mécanismes d’assurance qualité et à la réponse de l’administration et les moyens d’améliorer l’utilisation des évaluations. La Division de la transformation opérationnelle et des questions de responsabilité a le statut d’observateur au sein du Comité consultatif pour l’évaluation. Entités du Secrétariat 5.4 L’évaluation fait partie intégrante de la gestion de la planification des programmes et du cycle budgétaire. Les chefs d’entité veillent à ce que l’entité qu’ils dirigent soit dotée d’une politique d’évaluation et de moyens d’évaluation suffisants. ST/AI/2021/3 7/8 21-11077 5.5 Les chefs des entités du Secrétariat : a) veillent à ce que la conduite de l’évaluation se fasse de manière indépendante du point de vue des fonctions au sein de l’entité ; b) garantissent l’intégration du respect de l’égalité des genres et l’inclusion du handicap dans les procédures et pratiques d’évaluation ; c) font appel à des évaluateurs externes et internes qualifiés, ayant le savoir- faire et l’expérience professionnelle voulus, en particulier à des évaluateurs inscrits sur la liste établie et tenue à jour par la Division de l ’inspection et de l’évaluation, lorsque les capacités font défaut en interne ; d) veillent à ce que des mécanismes appropriés soient en place pour que l’administration puisse assurer le suivi des recommandations issues des évaluations et y répondre, notamment en indiquant les mesures pratiques à prendre, et suit l’application des recommandations ; e) procèdent, en fonction des besoins et en coordination avec la Division de l’inspection et de l’évaluation, à des évaluations avec d’autres entités du Secrétariat sur des questions de portée générale, notamment celles concernant la contribution aux objectifs de développement durable. Section 6 Ressources 6.1 Les chefs d’entité veillent à disposer de capacités et de ressources adéquates pour gérer et mener les évaluations et mettre en place de bons mécanismes d’assurance qualité, ainsi que de capacités adéquates pour assumer ces services essentiels. Certains de ces services peuvent être fournis directement par l ’entité elle- même, par des consultants ou par des centres d’excellence2 avec lesquels des accords à long terme ont été conclus. 6.2 Les entités du Secrétariat prennent en considération l’avis du Corps commun d’inspection selon lequel le financement des activités d’évaluation devrait être compris entre 0,5 % et 3 % de leurs dépenses, en fonction de leur mandat et de leur taille, des types d’évaluations et du rôle de l’évaluation (JIU/REP/2014/6, par. 77). Section 7 Mise en œuvre, communication de l’information et examen 7.1 La présente instruction prend effet à la date de sa publication. 7.2 Conformément aux règles 107.2 et 107.3 du Règlement et des règles régissant la planification des programmes, les aspects du budget qui ont trait aux programmes, le contrôle de l’exécution et les méthodes d’évaluation, la Division de l’inspection et de l’évaluation du Bureau des services de contrôle interne, en tant que groupe de l’évaluation centrale, formulera des orientations complémentaires, avec le concours de la Division de la transformation opérationnelle et des questions de responsabilité du Département des stratégies et politiques de gestion et de la conformité, concernant l’application de la présente instruction. Rien dans la présente instruction ne doit être interprété comme limitant l’indépendance opérationnelle du Bureau des services de contrôle interne en ce qui concerne les activités qui lui sont confiées. __________________ 2 Instituts de recherche, établissements universitaires et autres disposant du savoir-faire voulu en matière d’évaluation et capables de fournir des services d’évaluation aux entités du Secrétariat. ST/AI/2021/3 21-11077 8/8 7.3 La présente instruction sera révisée deux ans après la date de publication. La Secrétaire générale adjointe chargée du Département des stratégies et politiques de gestion et de la conformité (Signé) Catherine Pollard