Financial Regulations and Rules of the United Nations

Finanzordnung und Finanzvorschriften der Vereinten Nationen New York 2003 Deutscher Übersetzungsdienst der Vereinten Nationen, Juni 2003. Quelle für die Über- setzung: Bulletin des Generalsekretärs vom 9. Mai 2003 (ST/SGB/2003/7). Nur die englische und die französische Fassung sind amtlich. Diese Finanzordnung und Finanzvorschriften ersetzen die Finanzordnung und Finanzvorschriften von 1985 (ST/SGB/Financial Rules/1/Rev. 3 (1985)). iii Vereinte Nationen ST/SGB/2003/7 Sekretariat 9. Mai 2003 Bulletin des Generalsekretärs Finanzordnung und Finanzvorschriften 1. Der Generalsekretär verkündet hiermit eine überarbeitete Fassung der Finanzordnung und Finanzvorschriften der Vereinten Nationen. 2. Die Finanzordnung ist der von der Generalversammlung festgelegte Rechtsrahmen, der das Finanzmanagement der Vereinten Nationen regelt. Die überarbeitete Finanzordnung wurde von der Versammlung in ihrem Beschluss 57/573 vom 20. Dezember 2002 gebilligt und ist am 1. Januar 2003 in Kraft getreten. 3. Gemäß Artikel 5.8 dieser Finanzordnung erarbeitet und erlässt der Generalsekretär die Finanzvorschriften, die nähere Richtlinien darüber enthalten, wie die Bediensteten und die Verwaltung ihre Aufgaben wahrzunehmen haben, und die Art und Weise der Umsetzung der Finanzordnung regeln. Die überarbeiteten Finanzvorschriften treten am 1. Juni 2003 in Kraft. 4. Eine detaillierte Erläuterung der in der Finanzordnung und den Finanzvorschriften vor- genommenen Änderungen findet sich in dem Bericht des Generalsekretärs "Vorgeschlagene Änderungen der Finanzordnung der Vereinten Nationen" (A/57/396). 5. Mit ihrem Beschluss 57/573 beschloss die Generalversammlung, dass die früheren Arti- kel 5.10 und 9.4 der Finanzordnung, die ausschließlich auf die Stiftung der Vereinten Natio- nen für Wohn- und Siedlungswesen Anwendung fanden, in dem für die Stiftung geltenden Sonderanhang der Finanzordnung und Finanzvorschriften der Vereinten Nationen ausgewie- sen werden sollten. 6. Dieses Bulletin ersetzt die Bulletins des Generalsekretärs ST/SGB/Financial Rules/1/Rev.3 vom März 1985 "Finanzordnung und Finanzvorschriften der Vereinten Natio- nen" und ST/SGB/Financial Rules/1/Rev.3/Amend.1 vom September 1998 "Änderung der Finanzvorschrift 110.32: Ausschuss für Bestandsüberwachung" sowie alle anderen Mitteilun- gen betreffend Änderungen der Finanzvorschriften. (gezeichnet) Kofi A. Annan Generalsekretär ST/SGB/2003/7 iv INHALT Abschnitt Artikel Vorschrift Seite I. Allgemeine Bestimmungen .............................................................................. 1 Anwendbarkeit und Befugnisse ........................................................................ 1.1 101.1 1 Verantwortlichkeit und Rechenschaftspflicht .................................................. 101.2 1 Begriffsbestimmungen ..................................................................................... 101.3 1 Finanzperioden.................................................................................................. 1.2 1 Inkrafttreten ...................................................................................................... 1.3 2 II. Haushalte .......................................................................................................... 2 A. Programmhaushalt .................................................................................. 2 Befugnisse und Verantwortlichkeit ........................................................ 2.1 102.1 2 Gliederung, Inhalt und Methodik ........................................................... 2.2 2 2.3 2 102.2 2 Überprüfung und Billigung ..................................................................... 2.4 3 2.5 3 2.6 3 2.7 3 Veröffentlichung des gebilligten Programmhaushaltsplans ................... 102.3 3 Revidierte und zusätzliche Programmhaushaltsvorschläge .................... 2.8 102.4 3 Form und Vorlage revidierter und zusätzlicher Programmhaushaltsvor- schläge .................................................................................................... 2.9 102.5 4 Resolutionen mit Auswirkungen auf den Programmhaushalt ................. 2.10 4 2.11 102.6 4 Unvorhergesehene und außerordentliche Ausgaben ............................... 102.7 5 B. Haushalte der Friedenssicherungseinsätze .............................................. 5 Befugnisse, Verantwortlichkeit, Vorlage und Billigung ......................... 2.12 5 2.13 5 102.8 5 C. Internationaler Gerichtshof ..................................................................... 5 Ausarbeitung und Vorlage des Haushaltsplans ....................................... 2.14 5 III. Beiträge und weitere Einnahmen ..................................................................... 5 A. Programmhaushalt .................................................................................. 5 Pflichtbeiträge ......................................................................................... 3.1 5 3.2 6 Aufforderung zur Zahlung der Pflichtbeiträge ....................................... 3.3 103.1 6 Zahlung der Pflichtbeiträge .................................................................... 3.4 6 3.5 7 3.6 7 ST/SGB/2003/7 v Abschnitt Artikel Vorschrift Seite Pflichtbeiträge neuer Mitgliedstaaten ..................................................... 3.7 7 Pflichtbeiträge von Nichtmitgliedstaaten ................................................ 3.8 103.2 7 Währung der Pflichtbeiträge ................................................................... 3.9 103.3 7 B. Haushalte der Friedenssicherungseinsätze .............................................. 8 Pflichtbeiträge ......................................................................................... 3.10 8 C. Freiwillige Beiträge, Geschenke und Spenden ....................................... 8 Annahme und Zweck .............................................................................. 3.11 8 3.12 8 Befugnisse und Verpflichtungen ............................................................ 103.4 8 D. Sonstige Einnahmen ............................................................................... 8 Programmhaushalt .................................................................................. 3.13 8 Neue Mitgliedstaaten und Nichtmitgliedstaaten ..................................... 103.5 9 Freiwillige Beiträge, Geschenke und Spenden ....................................... 3.14 9 Rückerstattung von Ausgaben ................................................................ 103.6 9 Erträge aus einnahmenerzeugenden Tätigkeiten und aus der Vermie- tung von Büroräumlichkeiten der Vereinten Nationen ........................... 103.7 9 E. Entgegennahme von Mitteln ................................................................... 9 Entgegennahme und Einzahlung ............................................................ 103.8 9 IV. Verwahrung der Mittel ..................................................................................... 10 A. Interne Konten ........................................................................................ 10 Hauptfonds ............................................................................................. 4.1 10 Betriebsmittelfonds ................................................................................. 4.2 10 Vorschüsse aus dem Betriebsmittelfonds ............................................... 4.3 10 4.4 104.1 10 Reservefonds für Friedenssicherungsmaßnahmen .................................. 4.5 10 Vorschüsse aus dem Reservefonds für Friedenssicherungsmaßnahmen . 4.6 10 4.7 11 4.8 11 4.9 104.2 11 Steuerausgleichsfonds ............................................................................ 4.10 11 Verwendung des Steuerausgleichsfonds ................................................. 4.11 11 4.12 12 Treuhandfonds, Rücklagenkonten und Sonderkonten ............................ 4.13 12 4.14 104.3 12 B. Bankkonten ............................................................................................. 12 Bankkonten, Befugnisse und Leitgrundsätze .......................................... 4.15 104.4 12 Zeichnungsberechtigte gegenüber Banken ............................................. 104.5 13 Umtausch von Währungen ..................................................................... 104.6 13 Überweisungen an Dienststellen außerhalb des Amtssitzes ................... 104.7 13 ST/SGB/2003/7 vi Abschnitt Artikel Vorschrift Seite Barvorschüsse ......................................................................................... 104.8 13 104.9 14 Auszahlungen ......................................................................................... 104.10 14 Abstimmung der Bankkonten ................................................................. 104.11 14 C. Kapitalanlagen ........................................................................................ 14 Befugnisse, Verantwortlichkeit und Leitgrundsätze ............................... 4.16 14 4.17 104.12 14 104.13 15 104.14 15 Erträge .................................................................................................... 4.18 15 4.19 104.15 15 Verluste ................................................................................................... 104.16 15 V. Verwendung der Mittel .................................................................................... 16 A. Haushaltsmittel ....................................................................................... 16 Ermächtigung ......................................................................................... 5.1 16 Zeitraum der Verfügbarkeit .................................................................... 5.2 16 5.3 16 5.4 16 5.5 16 Mittelübertragungen ............................................................................... 5.6 105.1 16 Vorausverpflichtungen zu Lasten künftiger Finanzperioden .................. 5.7 16 105.2 17 Verwaltung der Haushaltsmittel ............................................................. 5.8 17 B. Verpflichtungen und Ausgaben .............................................................. 17 Befugnisse und Verantwortlichkeit ........................................................ 5.9 105.3 17 Kontrollmechanismen ............................................................................. 105.4 18 Feststellungsbefugte ............................................................................... 105.5 18 Anweisungsbefugte ................................................................................ 105.6 18 Veranschlagung und Revision von Verpflichtungen .............................. 105.7 19 Überprüfung, Wiedereinsetzung und Annullierung von Verpflichtun- gen .......................................................................................................... 105.8 19 Verpflichtungsbegründende Dokumente ................................................ 105.9 20 Kostenerstattung für Friedenssicherungseinsätze ................................... 5.10 105.10 20 Vereinbarungen über die Bereitstellung von Managementdiensten ....... 105.11 20 Billigkeitszahlungen ............................................................................... 5.11 105.12 20 C. Beschaffung ............................................................................................ 21 Allgemeine Grundsätze .......................................................................... 5.12 21 5.13 21 Befugnisse und Verantwortlichkeit ........................................................ 105.13 21 ST/SGB/2003/7 vii Abschnitt Artikel Vorschrift Seite Wettbewerb ............................................................................................. 105.14 21 Förmliche Ausschreibungsverfahren ...................................................... 105.15 22 Ausnahmen von förmlichen Ausschreibungsverfahren .......................... 105.16 22 Zusammenarbeit ..................................................................................... 105.17 23 Schriftliche Aufträge .............................................................................. 105.18 23 Vorauszahlungen und Fortschrittszahlungen .......................................... 105.19 24 D. Verwaltung von Vermögensgegenständen ............................................. 24 Befugnisse und Verantwortlichkeit ........................................................ 105.20 24 Ausschüsse für Bestandsüberwachung ................................................... 105.21 24 Verkauf oder anderweitige Veräußerung von Vermögensgegenständen. 105.22 25 105.23 25 Verfügung über die Vermögenswerte von Friedenssicherungseinsätzen 5.14 25 E. Innenrevision .......................................................................................... 5.15 26 VI. Rechnungsführung ........................................................................................... 27 Hauptkonten ..................................................................................................... 6.1 27 6.2 106.1 27 Befugnisse und Verantwortlichkeit .................................................................. 106.2 28 Periodengerechte Buchführung ........................................................................ 106.3 28 Währung der Rechnungsunterlagen ................................................................. 6.3 106.4 28 Buchmäßige Behandlung von Wechselkursschwankungen ............................. 106.5 28 Buchmäßige Behandlung der Erlöse aus der Veräußerung von Vermögens- gegenständen .................................................................................................... 106.6 29 Buchmäßige Behandlung der Vorausverpflichtungen zu Lasten künftiger Fi- nanzperioden .................................................................................................... 106.7 29 Abschreibung von Verlusten von Barmitteln, Forderungen und anderen Ver- mögensgegenständen ........................................................................................ 6.4 106.8 29 106.9 30 Rechnungsabschlüsse ....................................................................................... 6.5 106.10 30 Archive ............................................................................................................. 106.11 31 VII. Rat der Rechnungsprüfer .................................................................................. 31 Bestellung eines Rates der Rechnungsprüfer ................................................... 7.1 31 Amtszeit der Mitglieder des Rates der Rechnungsprüfer ................................. 7.2 31 7.3 31 Anwendbare Normen, Umfang und Durchführung der Prüfungen .................. 7.4 31 7.5 31 7.6 31 7.7 32 7.8 32 ST/SGB/2003/7 viii Abschnitt Artikel Vorschrift Seite Unterstützung ................................................................................................... 7.9 32 7.10 32 Berichterstattung .............................................................................................. 7.11 32 7.12 32 Anhang Zusätzliches Mandat für die Prüfung der Vereinten Nationen ......................... 33 ST/SGB/2003/7 1 Abschnitt I. Allgemeine Bestimmungen Anwendbarkeit und Befugnisse Artikel 1.1. Diese Finanzordnung regelt die Finanzverwaltung der Vereinten Nationen, einschließlich des Internationalen Gerichtshofs. Vorschrift 101.1 Die Finanzvorschriften werden vom Generalsekretär im Einklang mit den Bestimmun- gen der von der Generalversammlung gebilligten Finanzordnung erlassen. Sie regeln alle Fi- nanzmanagementtätigkeiten der Vereinten Nationen, sofern die Generalversammlung nicht ausdrücklich etwas anderes verfügt oder der Generalsekretär keine ausdrückliche Ausnahme- regelung genehmigt. Der Generalsekretär delegiert hiermit die Befugnis und die Verantwor- tung für die Durchführung der Finanzordnung und der Finanzvorschriften an den Untergene- ralsekretär für Management. Der Untergeneralsekretär für Management kann seinerseits durch eine Verwaltungsanweisung die Befugnis für bestimmte Aspekte der Finanzordnung und der Finanzvorschriften delegieren. Diese Verwaltungsanweisungen legen fest, ob der Be- dienstete, an den die Befugnis delegiert wurde, bestimmte Aspekte dieser Befugnis an andere Bedienstete delegieren kann. Bei der Anwendung der Finanzordnung und der Finanzvor- schriften lassen sich die Bediensteten von den Grundsätzen des wirksamen und effizienten Finanzmanagements und der Sparsamkeit leiten. Verantwortlichkeit und Rechenschaftspflicht Vorschrift 101.2 Alle Bediensteten der Vereinten Nationen sind verpflichtet, die Finanzordnung und die Finanzvorschriften sowie die diesbezüglichen Verwaltungsanweisungen zu befolgen. Bedien- stete, die gegen die Finanzordnung und die Finanzvorschriften oder die entsprechenden Ver- waltungsanweisungen verstoßen, können für ihr Handeln persönlich zur Rechenschaft gezo- gen und finanziell haftbar gemacht werden. Begriffsbestimmungen Vorschrift 101.3 Im Sinne dieser Vorschriften a) bezeichnet der Ausdruck "Beratender Ausschuss" den Beratenden Ausschuss für Verwaltungs- und Haushaltsfragen; b) bezeichnet der Ausdruck "Hauptabteilung" jede Hauptabteilung, jeden Bereich oder jede sonstige gesonderte Organisationseinheit; c) bezeichnet der Ausdruck "Leiter der Hauptabteilung" den Untergeneralsekretär, Beigeordneten Generalsekretär, Direktor oder sonstigen Amtsträger, der eine "Hauptabtei- lung" im Sinne von Buchstabe b) leitet; Finanzperioden Artikel 1.2. Die Finanzperiode besteht aus zwei aufeinander folgenden Kalenderjahren, beginnend mit einem geraden Jahr, mit Ausnahme der durch Sonderkonten finanzier- ST/SGB/2003/7 2 ten Friedenssicherungseinsätze, bei denen die Finanzperiode ein Jahr dauert, nämlich vom 1. Juli bis zum 30. Juni. Inkrafttreten Artikel 1.3. Diese Finanzordnung tritt am 1. Januar 2003 in Kraft. Sie kann nur von der Generalversammlung geändert werden. Abschnitt II. Haushalte A. Programmhaushalt Befugnisse und Verantwortlichkeit Artikel 2.1. Der Entwurf des Programmhaushaltsplans für jede Finanzperiode wird vom Generalsekretär erstellt. Vorschrift 102.1 a) Der Generalsekretär entscheidet über den Programminhalt und die Mittelauftei- lung des Entwurfs des Programmhaushaltsplans, der der Generalversammlung vorzulegen ist. b) Die Leiter der Hauptabteilungen erarbeiten Programmhaushaltsvorschläge für die kommende Finanzperiode gemäß den Vorgaben des Untergeneralsekretärs für Management hinsichtlich Termin und Detailliertheit und im Einklang mit der Finanzordnung und den Fi- nanzvorschriften sowie den Regeln und Ausführungsbestimmungen für die Programmpla- nung, die Programmaspekte des Haushalts, die Überwachung der Programmdurchführung und die Evaluierungsmethoden (ST/SGB/2000/8). Gliederung, Inhalt und Methodik Artikel 2.2. Der Entwurf des Programmhaushaltsplans erfasst die Einnahmen und Aus- gaben für die Finanzperiode, auf die er sich bezieht; alle Beträge sind in US-Dollar aus- gewiesen. Artikel 2.3. Der Entwurf des Programmhaushaltsplans ist in Einzelpläne, Kapitel und Programme unterteilt. In den Programmbeschreibungen werden die Unterprogramme, die Produkte, die Ziele und die während des Zweijahreszeitraums erwarteten Ergeb- nisse genannt. Dem Entwurf des Programmhaushaltsplans ist eine Erläuterung der wichtigsten Änderungen im Inhalt des Programms und in der Höhe der dafür veran- schlagten Mittel im Vergleich zum vorhergehenden Zweijahreszeitraum vorangestellt. Dem Entwurf des Programmhaushaltsplans sind alle von der Generalversammlung oder in ihrem Namen angeforderten Informationen, Anhänge und Erläuterungen sowie alle weiteren vom Generalsekretär für notwendig und nützlich erachteten Anhänge oder Erklärungen beigefügt. Vorschrift 102.2 Zusätzlich zu den detaillierten Vorgaben nach den Regeln und Ausführungsbestimmun- gen für die Programmplanung, die Programmaspekte des Haushalts, die Überwachung der Programmdurchführung und die Evaluierungsmethoden enthält der Entwurf des Programm- haushaltsplans a) eine detaillierte Übersicht über die Mittel nach Haushaltskapitel, Programm und Unterprogramm; zu Vergleichszwecken werden die Ausgaben für die vorangegangene Fi- ST/SGB/2003/7 3 nanzperiode und die revidierten Mittelbewilligungen für die laufende Finanzperiode neben den Mittelansätzen für die kommende Finanzperiode angegeben; b) eine Übersicht über die geschätzten Einnahmen, einschließlich der Einnahmen aus der Personalabgabe und der nach Artikel 3.13 als "sonstige Einnahmen" verbuchten Einnah- men; bei den einnahmenerzeugenden Tätigkeiten werden die geschätzten Bruttoeinnahmen und -ausgaben für jede Tätigkeit sowie die dem Einnahmenkapitel des Haushaltsplans gutge- schriebenen Nettoeinnahmen für jede dieser Tätigkeiten ausgewiesen. Überprüfung und Billigung Artikel 2.4. Im zweiten Jahr einer Finanzperiode legt der Generalsekretär der General- versammlung auf ihrer ordentlichen Tagung seinen Entwurf des Programmhaushalts- plans für die folgende Finanzperiode vor. Dieser Entwurf des Programmhaushaltsplans wird allen Mitgliedstaaten spätestens fünf Wochen vor der Eröffnung der betreffenden Tagung zugeleitet. Artikel 2.5. Der Generalsekretär legt dem Beratenden Ausschuss spätestens zwölf Wo- chen vor der Eröffnung der ordentlichen Tagung der Generalversammlung im zweiten Jahr einer Finanzperiode seinen Entwurf des Programmhaushaltsplans für die folgende Finanzperiode zur Prüfung vor. Artikel 2.6. Der Beratende Ausschuss erstellt einen Bericht an die Generalversammlung über den vom Generalsekretär vorgelegten Entwurf des Programmhaushaltsplans. Die- ser Bericht wird allen Mitgliedstaaten gleichzeitig mit dem Entwurf des Programm- haushaltsplans zugeleitet. Der Bericht oder ein dazugehöriges Addendum enthält die Empfehlungen des Beratenden Ausschusses zur Darstellung des Generalsekretärs über die Auswirkungen auf den Programmhaushalt, die sich aus den Empfehlungen des Pro- gramm- und Koordinierungsausschusses ergeben. Artikel 2.7. Im zweiten Jahr einer Finanzperiode verabschiedet die Generalversamm- lung den Programmhaushaltsplan für die folgende Finanzperiode, nachdem der Verwal- tungs- und Haushaltsausschuss der Versammlung den Entwurf des Programmhaus- haltsplans und den Bericht des Beratenden Ausschusses darüber behandelt hat. Veröffentlichung des gebilligten Programmhaushaltsplans Vorschrift 102.3 Der Untergeneralsekretär für Management sorgt für die Veröffentlichung des von der Generalversammlung gebilligten Programmhaushaltsplans. Revidierte und zusätzliche Programmhaushaltsvorschläge Artikel 2.8. Der Generalsekretär kann bei Bedarf zusätzliche Programmhaushaltsvor- schläge vorlegen. Vorschrift 102.4 Revidierte und zusätzliche Programmhaushaltsvorschläge können in den folgenden Fäl- len vorgelegt werden: a) wenn im Interesse des Friedens und der Sicherheit eine dringende Bewilligung er- forderlich ist; ST/SGB/2003/7 4 b) wenn sie Tätigkeiten betreffen, die nach Auffassung des Generalsekretärs von höchster Dringlichkeit sind und die zum Zeitpunkt der Ausarbeitung der ursprünglichen Pro- grammhaushaltsvorschläge nicht vorhergesehen werden konnten; c) in Bezug auf Beschlüsse, welche die Generalversammlung getroffen hat; d) in Bezug auf Beschlüsse, die der Sicherheitsrat, der Wirtschafts- und Sozialrat oder der Treuhandrat getroffen hat; e) wenn sie Tätigkeiten betreffen, bei denen in früheren Programmhaushaltsvor- schlägen darauf hingewiesen wurde, dass entsprechende Voranschläge zu einem späteren Zeitpunkt vorgelegt werden; f) wenn sie Änderungen beim Ausgabenbedarf betreffen, die durch Inflation und Währungsschwankungen bedingt sind. Form und Vorlage revidierter und zusätzlicher Programmhaushalts- vorschläge Artikel 2.9. Der Generalsekretär erstellt die zusätzlichen Programmhaushaltsvorschläge in einer dem gebilligten Programmhaushaltsplan entsprechenden Form und legt sie der Generalversammlung vor. Der Beratende Ausschuss prüft die zusätzlichen Vorschläge und erstattet darüber Bericht. Vorschrift 102.5 a) Die Leiter der Hauptabteilungen erstellen die revidierten und zusätzlichen Pro- grammhaushaltsvorschläge in der vom Untergeneralsekretär für Management vorgeschriebe- nen Detailliertheit und zu den von ihm vorgeschriebenen Terminen. b) Der Generalsekretär entscheidet über den Programminhalt und die Mittelauftei- lung aller revidierten und zusätzlichen Programmhaushaltsvorschläge, die der Generalver- sammlung vorzulegen sind. Resolutionen mit Auswirkungen auf den Programmhaushalt Artikel 2.10. Beschlüsse, die eine Änderung des von der Generalversammlung gebillig- ten Programmhaushaltsplans bedeuten oder möglicherweise Ausgaben nach sich ziehen, dürfen von einem Rat, einer Kommission oder einem anderen zuständigen Organ nur getroffen werden, wenn sie zuvor einen Bericht des Generalsekretärs über die Auswir- kungen des Vorschlags auf den Programmhaushalt erhalten und diesen berücksichtigt haben. Artikel 2.11. Kann eine vorgeschlagene Ausgabe nach Auffassung des Generalsekretärs mit den vorhandenen Haushaltsmitteln nicht vorgenommen werden, wird sie erst dann getätigt, wenn die Generalversammlung die erforderlichen Mittel bewilligt hat, es sei denn, der Generalsekretär bescheinigt, dass die Ausgabe nach den Bestimmungen der Resolution der Versammlung über unvorhergesehene und außerordentliche Ausgaben vorgenommen werden kann. Vorschrift 102.6 Alle Leiter von Hauptabteilungen sind dafür verantwortlich, die nach Artikel 2.10 erfor- derlichen Darstellungen der Auswirkungen auf den Programmhaushalt auszuarbeiten, die Zu- stimmung des Untergeneralsekretärs für Management dazu einzuholen und sie den zuständi- gen beschlussfassenden Organen vorzulegen. ST/SGB/2003/7 5 Unvorhergesehene und außerordentliche Ausgaben Vorschrift 102.7 a) Die Ermächtigung, im Einklang mit Resolutionen der Generalversammlung über unvorhergesehene und außerordentliche Ausgaben im Vorgriff Verpflichtungen einzugehen, wird vom Untergeneralsekretär für Management erteilt. b) Der Untergeneralsekretär für Management erstattet der Generalversammlung im Rahmen der Berichte über den Vollzug des Programmhaushaltsplans über den Stand aller im Vorgriff eingegangenen Verpflichtungen Bericht, die unvorhergesehene und außerordentliche Ausgaben betreffen. B. Haushalte der Friedenssicherungseinsätze Befugnisse, Verantwortlichkeit, Vorlage und Billigung Artikel 2.12. Der Generalsekretär erstellt die Haushaltspläne für die Friedenssiche- rungseinsätze, in denen die Ziele, erwarteten Ergebnisse und Produkte genannt sind, zur Behandlung und Billigung durch die Generalversammlung. Artikel 2.13. Der Generalsekretär legt der Generalversammlung zweimal jährlich nach- richtlich eine tabellarische Zusammenfassung des Haushaltsbedarfs für jeden Friedens- sicherungseinsatz für die Finanzperiode vom 1. Juli bis zum 30. Juni vor, samt einer Aufschlüsselung der Ausgaben nach hauptsächlichen Haushaltspositionen und unter Angabe des Gesamtmittelbedarfs. Vorschrift 102.8 a) Der Generalsekretär entscheidet über die Ziele, erwarteten Ergebnisse, Produkte, Tätigkeiten und die Mittelaufteilung in allen Haushalten der Friedenssicherungseinsätze, die der Generalversammlung vorgelegt werden. b) Die Haushaltsvoranschläge für die Friedenssicherungseinsätze werden zu den vom Untergeneralsekretär für Management vorgeschriebenen Terminen und in der von ihm vorge- schriebenen Detailliertheit und Form sowie im Einklang mit den Anforderungen der General- versammlung erstellt. C. Internationaler Gerichtshof Ausarbeitung und Vorlage des Haushaltsplans Artikel 2.14. Die Programmhaushaltsvorschläge des Internationalen Gerichtshofs wer- den von dem Gerichtshof im Benehmen mit dem Generalsekretär ausgearbeitet. Der Generalsekretär legt diese Programmhaushaltsvorschläge samt den von ihm für ange- bracht erachteten Anmerkungen der Generalversammlung vor. Abschnitt III. Beiträge und weitere Einnahmen A. Programmhaushalt Pflichtbeiträge Artikel 3.1. Vorbehaltlich der im Einklang mit Artikel 3.2 vorgenommenen Anpassun- gen werden die Haushaltsmittel durch Beiträge der Mitgliedstaaten nach dem von der ST/SGB/2003/7 6 Generalversammlung festgesetzten Beitragsschlüssel finanziert. Bis zum Eingang dieser Beiträge können die Mittel aus dem Betriebsmittelfonds finanziert werden. Artikel 3.2. Die Beiträge der Mitgliedstaaten werden für jedes Jahr der zweijährigen Finanzperiode auf der Grundlage der Hälfte der von der Generalversammlung für die betreffende Finanzperiode bewilligten Haushaltsmittel errechnet, wobei jedoch Anpas- sungen unter Berücksichtigung der folgenden Elemente vorgenommen werden: a) zusätzlicher Mittel, für die die Mitgliedstaaten noch nicht veranlagt wurden; b) der Hälfte der geschätzten sonstigen Einnahmen für die Finanzperiode, die noch nicht berücksichtigt wurden, und etwaiger Anpassungen der geschätzten sonstigen Einnahmen, die bereits berücksichtigt wurden; c) der Beiträge aus der Veranlagung neuer Mitgliedstaaten im Einklang mit Artikel 3.7; d) jedes etwaigen nach den Artikeln 5.3 und 5.4 erstatteten Restbetrags an Haushaltsmitteln; e) der Hälfte der Guthaben der Mitgliedstaaten im Steuerausgleichsfonds für die betreffende Finanzperiode, die voraussichtlich nicht für Steuerrückerstattungen während des Kalenderjahres in Anspruch genommen werden müssen, sowie etwaiger Anpassungen der geschätzten Guthaben, die bereits berücksichtigt wurden. Aufforderung zur Zahlung der Pflichtbeiträge Artikel 3.3. Nachdem die Generalversammlung den Programmhaushaltsplan verab- schiedet oder geändert und die Höhe des Betriebsmittelfonds festgelegt hat, a) leitet der Generalsekretär die einschlägigen Dokumente an die Mitgliedstaa- ten weiter; b) teilt der Generalsekretär ihnen mit, welche jährlichen Beiträge und Vorauszahlungen an den Betriebsmittelfonds sie zu entrichten haben; c) ersucht sie der Generalsekretär, ihre Beiträge und Vorauszahlungen zu überweisen. Vorschrift 103.1 Der Untergeneralsekretär für Management befolgt Artikel 3.3 innerhalb von dreißig Ta- gen nach dem Beschluss der Generalversammlung, den Programmhaushaltsplan und die Höhe des Betriebsmittelfonds zu billigen oder zu ändern. In den Aufforderungen zur Entrichtung der Pflichtbeiträge und der Vorauszahlungen an den Betriebsmittelfonds werden die Mitglied- staaten auch davon unterrichtet, in welchem Umfang und unter welchen Bedingungen sie ihre Beiträge und Vorauszahlungen in anderen Währungen als dem US-Dollar entrichten können. Zahlung der Pflichtbeiträge Artikel 3.4. Die Beiträge und Vorauszahlungen gelten innerhalb von dreißig Tagen nach Eingang der in Artikel 3.3 genannten Mitteilung des Generalsekretärs oder am ersten Tag des Kalenderjahres, auf das sie sich beziehen, je nachdem welcher Zeitpunkt der spätere ist, als in voller Höhe fällig. Zum 1. Januar des folgenden Kalenderjahres gilt der nicht bezahlte Restbetrag dieser Beiträge und Vorauszahlungen als ein Jahr im Rückstand. ST/SGB/2003/7 7 Artikel 3.5. Die von einem Mitgliedstaat geleisteten Zahlungen werden zunächst dem Betriebsmittelfonds gutgeschrieben und dann in der Reihenfolge, in der der Mitglied- staat veranlagt wurde, auf die fälligen Beiträge angerechnet. Artikel 3.6. Der Generalsekretär legt der Generalversammlung auf jeder ordentlichen Tagung einen Bericht über die Erhebung der Beiträge und der Vorauszahlungen an den Betriebsmittelfonds vor. Pflichtbeiträge neuer Mitgliedstaaten Artikel 3.7. Neue Mitgliedstaaten haben für das Jahr, in dem sie Mitglied werden, einen Beitrag zu entrichten und haben zu den von der Generalversammlung festzulegenden Sätzen ihren Anteil am Gesamtbetrag der Vorauszahlungen an den Betriebsmittelfonds beizutragen. Pflichtbeiträge von Nichtmitgliedstaaten Artikel 3.8. Staaten, die nicht Mitglieder der Vereinten Nationen sind, jedoch Vertrags- parteien des Statuts des Internationalen Gerichtshofs oder Mitglieder von Vertragsor- ganen werden, die aus Haushaltsmitteln der Vereinten Nationen finanziert werden, tra- gen zu von der Generalversammlung festzulegenden Sätzen zur Deckung der Ausgaben dieser Organe bei. Staaten, die nicht Mitglieder der Vereinten Nationen sind, die aber an Organen oder Konferenzen beteiligt sind, die aus Haushaltsmitteln der Vereinten Nationen finanziert werden, tragen zu von der Generalversammlung festzulegenden Sätzen zur Deckung der Ausgaben dieser Organe oder Konferenzen bei, es sei denn, die Versammlung beschließt, einen solchen Staat von dieser Verpflichtung zu befreien. Der- artige Beiträge werden als sonstige Einnahmen verbucht. Vorschrift 103.2 Zu Beginn jedes Kalenderjahres legt der Untergeneralsekretär für Management die Be- messungsgrundlage für die Beiträge der Nichtmitgliedstaaten fest, errechnet unter Anwen- dung der von der Generalversammlung gebilligten Kriterien den von jedem dieser Staaten zu zahlenden Beitrag und unterrichtet sie davon. Währung der Pflichtbeiträge Artikel 3.9. Die jährlichen Beiträge und die Vorauszahlungen an den Betriebsmittel- fonds werden in US-Dollar veranlagt und entrichtet. Vorschrift 103.3 a) Soweit von der Generalversammlung genehmigt und ungeachtet des Artikels 3.9 können Pflichtbeiträge und Vorauszahlungen an den Betriebsmittelfonds in anderen Währun- gen als dem US-Dollar entrichtet werden, sofern der Untergeneralsekretär für Management feststellt, i) dass diese Währungen zur Finanzierung von Ausgaben benötigt werden, die in den betreffenden Währungen abzurechnen sind; ii) dass diese Währungen in dem Land, in dem sie verwendet werden sollen, oder in dem Geberland, falls es sich dabei um ein anderes Land handelt, frei transferierba- re und ohne weiteres verwendbare Mittel darstellen, ohne dass weitere Verhand- lungen im Hinblick auf Devisen- oder sonstige Bestimmungen oder Kontrollen notwendig sind. ST/SGB/2003/7 8 b) Der Dollar-Gegenwert der Beiträge, die in anderen Währungen entrichtet werden, wird zu dem günstigsten Wechselkurs errechnet, der den Vereinten Nationen am Tag der Zahlung zur Verfügung steht (in der Regel der Ankaufskurs auf dem Markt). B. Haushalte der Friedenssicherungseinsätze Pflichtbeiträge Artikel 3.10. Sofern die Generalversammlung nichts anderes bestimmt, werden die Haushaltsmittel für die Friedenssicherungseinsätze durch Beiträge der Mitgliedstaaten nach dem von der Versammlung gebilligten Beitragsschlüssel, gegebenenfalls modifi- ziert durch ein von der Versammlung gebilligtes diesbezügliches System von Anpassun- gen, finanziert. Die Zahlung der Pflichtbeiträge für die Friedenssicherungseinsätze wird auch durch Artikel 3.4 geregelt. C. Freiwillige Beiträge, Geschenke und Spenden Annahme und Zweck Artikel 3.11. Der Generalsekretär kann freiwillige Beiträge in Form von Bar- oder Sachleistungen annehmen, sofern die Zwecke, für die diese Beiträge geleistet werden, mit den Grundsätzen, Zielen und Tätigkeiten der Organisation vereinbar sind und mit der Maßgabe, dass die Annahme von Beiträgen, durch die der Organisation direkt oder indirekt zusätzliche finanzielle Verbindlichkeiten entstehen, der Zustimmung der je- weils zuständigen Stelle bedarf. Artikel 3.12. Gelder, die für vom Geber bestimmte Zwecke angenommen werden, wer- den als Treuhandfonds oder Sonderkonten nach den Artikeln 4.13 und 4.14 behandelt. Befugnisse und Verpflichtungen Vorschrift 103.4 a) Außer in Fällen, in denen eine Genehmigung der Generalversammlung vorliegt, bedarf die Annahme von freiwilligen Beiträgen, Geschenken oder Spenden, die von den Ver- einten Nationen zu verwalten sind, der Genehmigung des Untergeneralsekretärs für Manage- ment. b) Freiwillige Beiträge, Geschenke oder Spenden, durch die der Organisation direkt oder indirekt zusätzliche finanzielle Verpflichtungen entstehen, dürfen nur mit Billigung der Generalversammlung angenommen werden. c) Geschenke oder Spenden sind als freiwillige Beiträge anzusehen und als solche zu verwalten. D. Sonstige Einnahmen Programmhaushalt Artikel 3.13. Alle weiteren Einnahmen mit Ausnahme von a) Beiträgen zum Programmhaushalt; b) direkten Rückerstattungen von Ausgaben, die während der Finanzperiode ge- tätigt wurden; c) Vorauszahlungen oder Einzahlungen in Fonds und ST/SGB/2003/7 9 d) aus der Personalabgabe stammenden Einnahmen gelten als sonstige Einnahmen und werden dem Hauptfonds gutgeschrieben. Neue Mitgliedstaaten und Nichtmitgliedstaaten Vorschrift 103.5 Beiträge von Nichtmitgliedstaaten sowie, für das Jahr der Aufnahme in die Vereinten Nationen, von neuen Mitgliedstaaten werden als sonstige Einnahmen verbucht. Freiwillige Beiträge, Geschenke und Spenden Artikel 3.14. Angenommene Gelder, für die keine Zweckbestimmung angegeben wurde, werden als sonstige Einnahmen behandelt und in den Konten der Finanzperiode als "Geschenke" ausgewiesen. Rückerstattung von Ausgaben Vorschrift 103.6 a) Innerhalb derselben Finanzperiode können die Rückerstattungen für tatsächlich entstandene Ausgaben den Konten gutgeschrieben werden, zu deren Lasten sie ursprünglich verbucht wurden; die Rückerstattungen für tatsächlich entstandene Ausgaben in früheren Fi- nanzperioden werden als sonstige Einnahmen verbucht. b) Anpassungen, die nach dem Abschluss eines außerplanmäßigen Kontos (d.h. eines Treuhandfonds, Sonderkontos, Projekts usw.) vorzunehmen sind, werden den sonstigen Ein- nahmen des betreffenden Kontos belastet oder gutgeschrieben. Erträge aus einnahmenerzeugenden Tätigkeiten und aus der Ver- mietung von Büroräumlichkeiten der Vereinten Nationen Vorschrift 103.7 Erträge aus einnahmenerzeugenden Tätigkeiten und aus der Vermietung von Büroräum- lichkeiten der Vereinten Nationen werden als sonstige Einnahmen verbucht. E. Entgegennahme von Mitteln Entgegennahme und Einzahlung Vorschrift 103.8 a) Für alle entgegengenommenen Barmittel oder begebbaren Wertpapiere ist inner- halb von zwei Werktagen nach ihrem Eingang eine offizielle Quittung auszustellen. b) Nur die vom Untergeneralsekretär für Management benannten Bediensteten sind befugt, offizielle Quittungen auszustellen. Wenn andere Bedienstete Gelder entgegennehmen, die für die Organisation bestimmt sind, haben sie diese unverzüglich an einen zur Ausstel- lung offizieller Quittungen befugten Bediensteten weiterzuleiten. c) Alle entgegengenommenen Gelder werden innerhalb von zwei Werktagen nach ih- rem Eingang auf ein offizielles Bankkonto eingezahlt. ST/SGB/2003/7 10 Abschnitt IV. Verwahrung der Mittel A. Interne Konten Hauptfonds Artikel 4.1. Zum Zwecke der Rechenschaftslegung über die Ausgaben der Organisation wird ein Hauptfonds eingerichtet. Die von den Mitgliedstaaten nach Artikel 3.1 entrich- teten Beiträge, die sonstigen Einnahmen und die Vorschüsse aus dem Betriebsmittel- fonds zur Finanzierung der allgemeinen Ausgaben werden dem Hauptfonds gutge- schrieben. Betriebsmittelfonds Artikel 4.2. Es wird ein Betriebsmittelfonds eingerichtet, dessen Höhe und Zweckbe- stimmung die Generalversammlung von Zeit zu Zeit festlegt. Der Betriebsmittelfonds wird aus Vorauszahlungen der Mitgliedstaaten gespeist; diese Vorauszahlungen, die gemäß dem von der Versammlung für die Aufteilung der Ausgabenlast der Vereinten Nationen festgesetzten Beitragsschlüssel erfolgen, werden den Mitgliedstaaten, die sie geleistet haben, gutgeschrieben. Vorschüsse aus dem Betriebsmittelfonds Artikel 4.3. Vorschüsse aus dem Betriebsmittelfonds, die zur Finanzierung von Mittel- bewilligungen geleistet werden, werden dem Fonds zurückerstattet, sobald und in dem Maße wie Einnahmen für den betreffenden Zweck verfügbar werden. Artikel 4.4. Zur Rückerstattung von Vorschüssen aus dem Betriebsmittelfonds, die für unvorhergesehene und außerordentliche Ausgaben oder für sonstige genehmigte Zwek- ke geleistet wurden, werden zusätzliche Programmhaushaltsvorschläge vorgelegt, es sei denn, die Vorschüsse sind aus anderen Quellen zu erstatten. Vorschrift 104.1 Vorschüsse aus dem Betriebsmittelfonds können nur zu den von der Generalversamm- lung festgelegten Zwecken und zu den von ihr vorgeschriebenen Bedingungen und nur mit Genehmigung des Untergeneralsekretärs für Management geleistet werden. Reservefonds für Friedenssicherungsmaßnahmen Artikel 4.5. Es wird ein Reservefonds für Friedenssicherungsmaßnahmen als Mecha- nismus zur Liquiditätsversorgung errichtet, der der Organisation eine rasche Reaktion während der Anlaufphase neuer Friedenssicherungseinsätze und die Erweiterung be- stehender Friedenssicherungseinsätze sowie die Deckung unvorhergesehener und au- ßerordentlicher Ausgaben im Zusammenhang mit der Friedenssicherung erlaubt. Die Höhe des Fonds und die Art und Weise seiner Finanzierung durch die Mitgliedstaaten werden von der Generalversammlung bestimmt. Vorschüsse aus dem Reservefonds für Friedenssicherungsmaßnah- men Artikel 4.6. Wenn ein Beschluss des Sicherheitsrats im Zusammenhang mit der Anlauf- oder Erweiterungsphase von Friedenssicherungseinsätzen Ausgaben notwendig macht, ist der Generalsekretär ermächtigt, mit vorheriger Zustimmung des Beratenden Aus- ST/SGB/2003/7 11 schusses und vorbehaltlich des Artikels 4.8 im Vorgriff Verpflichtungen bis zu einem Höchstbetrag von 50 Millionen US-Dollar je Sicherheitsratsbeschluss einzugehen. Der kumulative Gesamtbetrag dieser Verpflichtungsermächtigung für die Anlauf- oder Er- weiterungsphase von Friedenssicherungseinsätzen darf zu keiner Zeit die Gesamthöhe des Reservefonds für Friedenssicherungsmaßnahmen überschreiten; im Falle der Bewil- ligung von Haushaltsmitteln für die ausstehenden Verpflichtungen durch die General- versammlung wird die Verpflichtungsermächtigung jedoch automatisch in Höhe des bewilligten Betrags wiederhergestellt. Artikel 4.7. Vorschüsse aus dem Reservefonds für Friedenssicherungsmaßnahmen wer- den zurückgezahlt, sobald Einnahmen aus Beiträgen für die betreffenden Zwecke ver- fügbar sind. Artikel 4.8. Wenn ein Beschluss des Sicherheitsrats dazu führt, dass der Generalsekre- tär im Vorgriff Verpflichtungen für die Anlauf- oder Erweiterungsphase von Friedens- sicherungseinsätzen eingehen muss, die den Betrag von 50 Millionen Dollar je Sicher- heitsratsbeschluss oder die Gesamthöhe des Reservefonds für Friedenssicherungsmaß- nahmen überschreiten, so wird die Angelegenheit so rasch wie möglich der Generalver- sammlung vorgelegt, damit diese einen Beschluss über die Verpflichtungsermächtigung und die Beitragsveranlagung fasst. Artikel 4.9. Der Generalsekretär und der Beratende Ausschuss berichten der General- versammlung über jede Inanspruchnahme der Verpflichtungsermächtigung nach Arti- kel 4.6 sowie über die diesbezüglichen Umstände im Rahmen des nächsten Berichts über die Finanzierung des betreffenden Friedenssicherungseinsatzes, der der Versammlung vorgelegt wird. Vorschrift 104.2 Vorschüsse aus dem Reservefonds für Friedenssicherungsmaßnahmen können nur für die je nachdem vom Sicherheitsrat, von der Generalversammlung oder vom Beratenden Aus- schuss festgelegten Zwecken und zu den von ihnen vorgeschriebenen Bedingungen und nur mit Genehmigung des Untergeneralsekretärs für Management geleistet werden. Steuerausgleichsfonds Artikel 4.10. Es wird ein Steuerausgleichsfonds eingerichtet, dem die Beträge der Perso- nalabgabe gutgeschrieben werden, die auf die aus Pflichtbeiträgen finanzierten Gehälter der Bediensteten erhoben wird. Die Einnahmen in diesem Steuerausgleichsfonds werden als Guthaben der Mitgliedstaaten verbucht und anteilig im Verhältnis der von der Ge- neralversammlung genehmigten Beitragssätze auf sie aufgeteilt. Alle Guthaben werden einem bestimmten Jahr zugeordnet und nach den für dieses Jahr genehmigten Beitrags- sätzen berechnet; Anpassungen, die frühere Finanzperioden betreffen, werden ebenfalls nach diesem Grundsatz vorgenommen. Verwendung des Steuerausgleichsfonds Artikel 4.11. Die Einnahmen des Steuerausgleichsfonds werden verwendet, um den Be- diensteten die Einkommensteuern zurückzuerstatten, die von Mitgliedstaaten auf die von den Vereinten Nationen gezahlten Bezüge erhoben werden. Es werden Verpflich- tungen zu Lasten des Steuerausgleichsfonds veranschlagt, die den geschätzten Verbind- lichkeiten für die Einkommensteuerrückerstattungen an die Bediensteten entsprechen. Reicht das Guthaben eines Mitgliedstaats im Steuerausgleichsfonds für diesen Zweck nicht aus, wird der Fehlbetrag den Pflichtbeiträgen hinzugerechnet, die von dem betref- fenden Mitgliedstaat in der folgenden Finanzperiode zu zahlen sind, und aus diesen ge- deckt. Wo Einkommensteuern von Bediensteten erhoben werden, die aus Mittelquellen ST/SGB/2003/7 12 finanziert werden, die nicht zum Steuerausgleichsfonds beitragen, sind die zusätzlichen Kosten für die Steuerrückerstattung von diesen Mittelquellen zu tragen. Artikel 4.12. Im Einklang mit Artikel 3.2 wird das nach Erfüllung der in Artikel 4.11 genannten Verpflichtungen verbleibende Restguthaben eines Mitgliedstaates auf dem Steuerausgleichskonto auf die Pflichtbeiträge angerechnet, die von dem betreffenden Mitgliedstaat im folgenden Jahr zu zahlen sind. Treuhandfonds, Rücklagenkonten und Sonderkonten Artikel 4.13. Der Generalsekretär kann Treuhandfonds, Rücklagenkonten und Sonder- konten einrichten und unterrichtet den Beratenden Ausschuss darüber. Artikel 4.14. Der Zweck und die Höchstbeträge jedes Treuhandfonds, Rücklagenkontos und Sonderkontos sind von der jeweils zuständigen Stelle eindeutig festzulegen. Sofern die Generalversammlung nichts anderes beschließt, werden derartige Fonds und Kon- ten im Einklang mit dieser Finanzordnung verwaltet. Vorschrift 104.3 Die Generalversammlung oder der Generalsekretär können für bestimmte Aufgaben, mit denen die Organisation betraut wird, Treuhandfonds, Rücklagenkonten und Sonderkonten einrichten. Werden solche Fonds oder Konten unter der Autorität des Generalsekretärs einge- richtet, so bedürfen ihre Einrichtung, ihr Zweck und ihre Höchstbeträge der Genehmigung durch den Untergeneralsekretär für Management. B. Bankkonten Bankkonten, Befugnisse und Leitgrundsätze Artikel 4.15. Der Generalsekretär bezeichnet die Bank oder die Banken, bei denen die Mittel der Organisation verwahrt werden. Vorschrift 104.4 Der Untergeneralsekretär für Management bezeichnet die Banken, bei denen die Mittel der Vereinten Nationen zu verwahren sind, richtet alle für die Durchführung der Tätigkeiten der Organisation notwendigen offiziellen Bankkonten ein und benennt die Bediensteten, an die die Zeichnungsbefugnis für diese Konten delegiert wird. Der Untergeneralsekretär für Management genehmigt außerdem alle Auflösungen von Bankkonten. Die Bankkonten der Vereinten Nationen werden im Einklang mit den folgenden Grundsätzen eröffnet und geführt: a) die Bankkonten werden als "offizielle Konten der Vereinten Nationen" bezeichnet, und die zuständige Behörde wird davon unterrichtet, dass diese Konten von jeder Be- steuerung befreit sind; b) die Banken werden aufgefordert, umgehend monatliche Kontoauszüge bereitzu- stellen; c) auf allen Schecks und anderen Auszahlungsanweisungen, einschließlich elektroni- scher Zahlungsformen, sind zwei Unterschriften oder gleichwertige elektronische Signaturen erforderlich; d) alle Banken müssen anerkennen, dass der Untergeneralsekretär für Management ermächtigt ist, auf Anfrage oder sobald es praktisch möglich ist, alle Auskünfte zu offiziellen Bankkonten der Vereinten Nationen zu erhalten. ST/SGB/2003/7 13 Zeichnungsberechtigte gegenüber Banken Vorschrift 104.5 Die Zeichnungsbefugnis gegenüber Banken und die diesbezügliche Verantwortung wird ad personam zugewiesen und kann nicht delegiert werden. Die gegenüber Banken Zeich- nungsberechtigten können nicht die im Einklang mit Vorschrift 105.6 zugewiesenen Anwei- sungsfunktionen ausüben. Sie müssen a) sicherstellen, dass auf dem Bankkonto genügend Mittel vorhanden sind, wenn Schecks und andere Zahlungsanweisungen zur Zahlung vorgelegt werden; b) nachprüfen, dass für alle Schecks und anderen Zahlungsanweisungen Mittel vor- gemerkt sind, dass sie datiert sind und dass sie an die Order des genannten Begünstigten aus- gestellt sind, der von einem (im Einklang mit Vorschrift 105.6 benannten) Anweisungsbefug- ten genehmigt wurde, wie in den beigefügten Auszahlungsbelegen, Zahlungsanweisungen und Originalrechnungen angegeben; c) sicherstellen, dass Schecks und andere Bankinstrumente sicher aufbewahrt werden und nach Ablauf ihrer Gültigkeit im Einklang mit Vorschrift 106.11 vernichtet werden. Umtausch von Währungen Vorschrift 104.6 Die für die Verwaltung der Bankkonten der Vereinten Nationen oder die Verwahrung der Barmittel oder begebbaren Wertpapiere der Vereinten Nationen zuständigen Bediensteten dürfen Währungen nur umtauschen, soweit dies für die Durchführung der Tätigkeiten der Or- ganisation notwendig ist. Überweisungen an Dienststellen außerhalb des Amtssitzes Vorschrift 104.7 Die Dienststellen außerhalb des Amtssitzes erhalten ihre Mittel durch Überweisungen vom Amtssitz. Sofern der Untergeneralsekretär für Management keine Sondergenehmigung erteilt, dürfen diese Überweisungen nicht den Betrag überschreiten, der erforderlich ist, um den Zahlungsmittelbestand der empfangenden Dienststelle auf die Höhe zu bringen, die zur Deckung des voraussichtlichen Bedarfs für die nächsten zweieinhalb Monate erforderlich ist. Barvorschüsse Vorschrift 104.8 a) Vorschüsse aus Nebenkassen und aus der Hauptkasse können nur von den zu die- sem Zweck vom Untergeneralsekretär für Management bevollmächtigten Bediensteten und nur an die von ihm benannten Bediensteten geleistet werden. b) Die dafür vorgesehenen Konten werden nach einem System des festen Kassenbe- stands geführt; der Betrag und der Zweck jedes Vorschusses werden vom Untergeneralsekre- tär für Management bestimmt. c) Der Untergeneralsekretär für Management kann alle anderen Barvorschüsse bewil- ligen, die nach der Personalordnung und den Personalvorschriften sowie den Verwaltungs- anweisungen zulässig sind oder die er ansonsten schriftlich genehmigt. ST/SGB/2003/7 14 Vorschrift 104.9 Die Bediensteten, an die Barvorschüsse geleistet werden, sind für die ordnungsgemäße Verwaltung und sichere Verwahrung der geleisteten Vorschüsse persönlich verantwortlich und finanziell haftbar und müssen jederzeit in der Lage sein, über die Verwendung dieser Vorschüsse Rechenschaft abzulegen. Sie legen monatlich Rechnung, sofern der Untergeneral- sekretär für Management nichts anderes verfügt. Auszahlungen Vorschrift 104.10 a) Alle Auszahlungen werden per Scheck oder durch telegrafische oder elektronische Überweisung vorgenommen, es sei denn, der Untergeneralsekretär für Management geneh- migt die bare Auszahlung. b) Auszahlungen werden an dem Tag gebucht, an dem sie vorgenommen werden, das heißt an dem Tag, an dem der Scheck ausgestellt, die Überweisung durchgeführt oder die Barzahlung geleistet wird. c) Außer in den Fällen, in denen die Bank einen eingelösten Scheck zurücksendet oder von der Bank eine Belastungsanzeige eingeht, ist für alle Auszahlungen eine schriftliche Quittung des Scheckempfängers zu verlangen. Abstimmung der Bankkonten Vorschrift 104.11 Alle Finanztransaktionen, einschließlich Bankgebühren und -kommissionen, müssen je- den Monat, sofern der Untergeneralsekretär für Management nicht eine Ausnahme geneh- migt, mit den von den Banken nach Vorschrift 104.4 vorgelegten Informationen abgestimmt werden. Die Abstimmung muss von einem Bediensteten vorgenommen werden, der an der Entgegennahme oder Auszahlung von Mitteln nicht beteiligt ist; ist dies auf Grund der perso- nellen Ausstattung einer Außendienststelle nicht möglich, können im Benehmen mit dem Un- tergeneralsekretär für Management andere Regelungen festgelegt werden. C. Kapitalanlagen Befugnisse, Verantwortlichkeit und Leitgrundsätze Artikel 4.16. Der Generalsekretär kann Gelder, die nicht für den unmittelbaren Bedarf benötigt werden, kurzfristig anlegen; er unterrichtet den Beratenden Ausschuss in re- gelmäßigen Abständen über alle derartigen Anlagen. Artikel 4.17. Der Generalsekretär kann nach Absprache mit dem Anlageausschuss Gut- haben von Treuhandfonds, Rücklagenkonten und Sonderkonten langfristig anlegen, so- fern die für den betreffenden Fonds oder das betreffende Konto zuständige Stelle nichts anderes bestimmt, wobei die jeweiligen Liquiditätserfordernisse in jedem Fall zu be- rücksichtigen sind. Vorschrift 104.12 a) Die Befugnis, nach den Artikeln 4.16 und 4.17 Kapitalanlagen zu tätigen und um- sichtig zu verwalten, wird an den Untergeneralsekretär für Management delegiert. b) Der Untergeneralsekretär für Management stellt insbesondere durch die Aufstel- lung geeigneter Richtlinien sicher, dass die Mittel so angelegt werden, dass das Vermögensri- ST/SGB/2003/7 15 siko möglichst gering gehalten und gleichzeitig die notwendige Liquidität gewährleistet wird, um den Zahlungsmittelbedarf der Organisation zu decken. Zusätzlich zu diesen Kriterien gilt, dass die Kapitalanlagen im Hinblick auf die Erzielung der höchsten vernünftigerweise zu er- wartenden Rendite ausgewählt werden und den Grundsätzen der Vereinten Nationen entspre- chen. Vorschrift 104.13 Die Kapitalanlagen werden in einem Verzeichnis verbucht, das die für die jede Anlage relevanten Einzelheiten enthält, beispielsweise den Nennwert, den Preis, das Fälligkeitsda- tum, den Verwahrungsort, den Verkaufserlös und den Anlageertrag. Vorschrift 104.14 a) Alle Kapitalanlagen werden durch vom Untergeneralsekretär für Management be- zeichnete anerkannte Finanzinstitutionen getätigt und verwaltet. b) Für alle Anlagetransaktionen, einschließlich der Entnahme von Kapitalanlagen, sind die Ermächtigung und die Unterschrift zweier vom Untergeneralsekretär für Manage- ment zu diesem Zweck benannter Bediensteter erforderlich. Erträge Artikel 4.18. Erträge aus Kapitalanlagen werden nach den für den jeweiligen Fonds oder das jeweilige Konto geltenden Bestimmungen gutgeschrieben. Artikel 4.19. Aus Kapitalanlagen des Betriebsmittelfonds stammende Erträge werden als sonstige Einnahmen verbucht. Vorschrift 104.15 a) Die Erträge aus Anlagen des Hauptfonds werden als sonstige Einnahmen verbucht. b) Die Erträge aus Anlagen der Treuhandfonds und Sonderkonten werden dem be- treffenden Treuhandfonds oder Sonderkonto gutgeschrieben. Verluste Vorschrift 104.16 a) Alle Verluste aus Kapitalanlagen müssen unverzüglich dem Untergeneralsekretär für Management gemeldet werden. Der Untergeneralsekretär für Management kann die Ab- schreibung solcher Anlageverluste genehmigen. Innerhalb von drei Monaten nach dem Ende der Finanzperiode wird dem Rat der Rechungsprüfer eine zusammenfassende Übersicht über alle Anlageverluste vorgelegt. b) Anlageverluste werden von dem Fonds, Treuhandfonds, Rücklagenkonto oder Sonderkonto getragen, aus dem die Anlagebeträge stammen. ST/SGB/2003/7 16 Abschnitt V. Verwendung der Mittel A. Haushaltsmittel Ermächtigung Artikel 5.1. Mit der Bewilligung der Haushaltsmittel ermächtigt die Generalversamm- lung den Generalsekretär, im Rahmen der bewilligten Mittel für die genehmigten Zwecke Verpflichtungen einzugehen und Zahlungen zu leisten. Zeitraum der Verfügbarkeit Artikel 5.2. Die Haushaltsmittel sind während der Finanzperiode, für die sie bewilligt wurden, verfügbar. Artikel 5.3. Die Haushaltsmittel bleiben nach Ablauf der Finanzperiode, für die sie be- willigt wurden, für einen Zeitraum von zwölf Monaten verfügbar, soweit dies erforder- lich ist, um Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen während der Finanzpe- riode zu erfüllen und alle sonstigen ausstehenden rechtlichen Verpflichtungen der Fi- nanzperiode abzuwickeln. Der Restbetrag wird erstattet. Artikel 5.4. Am Ende des in Artikel 5.3 vorgesehenen Zwölfmonatszeitraums wird der dann noch verbleibende Restbetrag etwaiger verfügbar gehaltener Haushaltsmittel er- stattet. Zu diesem Zeitpunkt wird jede nicht abgewickelte Verpflichtung der betreffen- den Finanzperiode entweder annulliert oder, falls sie gültig bleibt, als Verpflichtung zu Lasten der laufenden Finanzperiode wiedereingesetzt. Artikel 5.5. Haushaltsmittel, die für Verpflichtungen gegenüber Regierungen für Mili- tärkontingente, Polizeieinheiten, logistische Unterstützung und andere Lieferungen und Leistungen für Friedenssicherungseinsätze benötigt werden, bleiben über den in Artikel 5.3 vorgesehenen Zwölfmonatszeitraum hinaus verfügbar, wenn die entsprechenden Er- stattungsforderungen während der Finanzperiode, auf die sie sich beziehen, nicht einge- hen oder nicht bearbeitet werden. Diese Verpflichtungen gelten nach dem Ende des in Artikel 5.3 vorgesehenen Zwölfmonatszeitraums für einen zusätzlichen Zeitraum von vier Jahren weiter. Am Ende des zusätzlichen Vierjahreszeitraums werden alle nicht abgewickelten Verpflichtungen annulliert, und der verbleibende Restbetrag etwaiger verfügbar gehaltener Haushaltsmittel wird erstattet. Mittelübertragungen Artikel 5.6. Mittelübertragungen zwischen Haushaltskapiteln dürfen nur auf Grund ei- ner Ermächtigung durch die Generalversammlung vorgenommen werden. Vorschrift 105.1 Der Untergeneralsekretär für Management hat die Genehmigung des Beratenden Aus- schusses einzuholen, um Mittelübertragungen im Programmhaushaltsplan vorzunehmen, wenn die Generalversammlung ihre Befugnis nach Artikel 5.6 an den Ausschuss delegiert hat. Vorausverpflichtungen zu Lasten künftiger Finanzperioden Artikel 5.7. Der Generalsekretär kann im Vorgriff Verpflichtungen für künftige Fi- nanzperioden eingehen, sofern diese Verpflichtungen ST/SGB/2003/7 17 a) sich auf Tätigkeiten beziehen, die von der Generalversammlung gebilligt wurden und die voraussichtlich über das Ende der laufenden Finanzperiode andauern, oder b) durch ausdrückliche Beschlüsse der Versammlung genehmigt werden. Vorschrift 105.2 Im Einklang mit Artikel 5.7 ist die Befugnis, im Vorgriff Verpflichtungen zu Lasten künftiger Finanzperioden zu genehmigen, an den Untergeneralsekretär für Management dele- giert. Der Untergeneralsekretär für Management führt Buch über alle derartigen Vorausver- pflichtungen (Vorschrift 106.7), die als erste Ausgaben zu Lasten der entsprechenden Haus- haltsmittel verbucht werden, sobald diese von der Generalversammlung bewilligt worden sind. Verwaltung der Haushaltsmittel Artikel 5.8. Der Generalsekretär a) legt detaillierte Finanzvorschriften und -verfahren fest, um ein wirksames, ef- fizientes und wirtschaftliches Finanzmanagement sicherzustellen; b) sorgt dafür, dass alle Zahlungen auf der Grundlage von Belegen und anderen Dokumenten geleistet werden, die bestätigen, dass die Dienstleistungen oder Güter tat- sächlich empfangen wurden und dass nicht bereits zuvor Zahlungen geleistet wurden; c) benennt die Bediensteten, die befugt sind, im Namen der Organisation Gelder entgegenzunehmen, Verpflichtungen einzugehen und Zahlungen zu leisten; d) übt eine interne Finanzkontrolle aus, die eine wirksame laufende Prüfung be- ziehungsweise Revision der Finanztransaktionen ermöglicht, um sicherzustellen, i) dass alle Gelder und anderen Finanzmittel der Organisation ordnungsgemäß entgegengenommen, verwahrt und verwendet werden; ii) dass die Verpflichtungen und Ausgaben mit den Mittelbewilligungen oder sonstigen von der Generalversammlung bewilligten Finanzbestimmungen be- ziehungsweise mit den Zwecken der Treuhandfonds und Sonderkonten und den für sie geltenden Vorschriften im Einklang stehen; iii) dass die Mittel der Organisation wirksam, effizient und wirtschaftlich ver- wendet werden. B. Verpflichtungen und Ausgaben Befugnisse und Verantwortlichkeit Artikel 5.9. Verpflichtungen für die laufende Finanzperiode oder Vorausverpflichtun- gen für laufende und künftige Finanzperioden dürfen nur eingegangen werden, wenn eine im Auftrag des Generalsekretärs vorgenommene schriftliche Mittelzuweisung oder andere geeignete schriftliche Ermächtigung vorliegt. Vorschrift 105.3 Jede Verwendung von Mitteln bedarf der vorherigen Genehmigung durch den Unterge- neralsekretär für Management. Die Genehmigung kann auf folgende Weise erfolgen: ST/SGB/2003/7 18 a) in Form einer Mittelzuweisung oder einer sonstigen Ermächtigung zur Bindung und Verausgabung bestimmter Mittel für bestimmte Zwecke während eines bestimmten Zeit- raums; b) in Form einer Ermächtigung zur Einstellung von Bediensteten nach Maßgabe ei- nes genehmigten Stellenplans. Kontrollmechanismen Vorschrift 105.4 Ungeachtet der nach Vorschrift 104.5 erteilten Zeichnungsbefugnisse gegenüber Banken sind für alle Verpflichtungen und Ausgaben mindestens zwei Unterschriften zur Genehmi- gung erforderlich, entweder in traditioneller oder in elektronischer Form. Alle Verpflichtun- gen und Ausgaben müssen zuerst von einem ordnungsgemäß benannten Feststellungsbefug- ten (Vorschrift 105.5) unterschrieben ("festgestellt") werden. Nach der Feststellung müssen ordnungsgemäß benannte Anweisungsbefugte (Vorschrift 105.6) mit ihrer Unterschrift die Veranschlagung der Verpflichtungen, die buchmäßige Erfassung der Ausgaben und die Ab- wicklung der Zahlungen "anweisen". Für Ausgaben, die zu Lasten einer veranschlagten, fest- gestellten Verpflichtung verbucht werden, ist keine weitere Feststellung erforderlich, sofern sie den Betrag der Verpflichtung um nicht mehr als 10 Prozent oder 2.500 $ (oder den Ge- genwert in anderen Währungen) übersteigen, je nachdem, welcher Betrag niedriger ist (Vor- schrift 105.7). Für Ausgaben unter 2.500 $ (oder dem Gegenwert in anderen Währungen), bei denen die Buchung einer Verpflichtung nicht notwendig ist, ist sowohl eine Feststellung als auch eine Anweisung erforderlich. Feststellungsbefugte Vorschrift 105.5 a) Der Untergeneralsekretär für Management benennt einen oder mehrere Bedienste- te, die als Feststellungsbefugte für die zu einem Kapitel oder Unterkapitel eines gebilligten Haushaltsplans gehörenden Konten fungieren. Die Feststellungsbefugnis und die diesbezügli- che Verantwortung wird ad personam zugewiesen und kann nicht delegiert werden. Ein Fest- stellungsbefugter kann nicht die im Einklang mit Vorschrift 105.6 zugewiesenen Anwei- sungsfunktionen ausüben. b) Die Feststellungsbefugten sind dafür verantwortlich, die Verwendung der Mittel, einschließlich Dienstposten, im Einklang mit den Zwecken, für die diese Mittel bewilligt wurden, den Grundsätzen der Effizienz und Wirksamkeit und der Finanzordnung und den Fi- nanzvorschriften der Vereinten Nationen zu verwalten. Die Feststellungsbefugten müssen de- taillierte Aufzeichnungen über alle Verpflichtungen und Ausgaben führen, die zu Lasten der Konten gehen, für die die Verantwortlichkeit an sie delegiert wurde. Sie müssen bereit sein, alle vom Untergeneralsekretär für Management angeforderten Belege, Erklärungen und Be- gründungen vorzulegen. Anweisungsbefugte Vorschrift 105.6 a) Der Untergeneralsekretär für Management benennt Anweisungsbefugte, die die Aufgabe haben, die Buchung von Verpflichtungen und Ausgaben zu genehmigen, die sich auf Aufträge, Vereinbarungen, Bestellungen und andere Arten von Verpflichtungen beziehen, nachdem sie überprüft haben, dass sie ordnungsgemäß sind und von einem ordnungsgemäß benannten Feststellungsbefugten festgestellt wurden. Die Anweisungsbefugten sind außer- dem dafür verantwortlich, Auszahlungen zu genehmigen, nachdem sie sich dessen versichert haben, dass die Beträge tatsächlich geschuldet werden, zu bestätigen, dass die erforderlichen ST/SGB/2003/7 19 Dienstleistungen, Versorgungsgüter oder Ausrüstungsgegenstände im Einklang mit dem Auf- trag, der Vereinbarung, der Bestellung oder der anderen Art von Verpflichtung, auf Grund deren sie bestellt wurden, sowie, falls die Kosten 2.500 $ (oder den Gegenwert in anderen Währungen) übersteigen, im Einklang mit dem Zweck, für den die entsprechende finanzielle Verpflichtung veranschlagt wurde, erhalten wurden. Die Anweisungsbefugten müssen detail- lierte Aufzeichnungen führen und müssen bereit sein, alle vom Untergeneralsekretär für Ma- nagement angeforderten Belege, Erklärungen und Begründungen vorzulegen. b) Die Anweisungsbefugnis und die diesbezügliche Verantwortung wird ad personam zugewiesen und kann nicht delegiert werden. Ein Anweisungsbefugter kann nicht die im Ein- klang mit Vorschrift 105.5 zugewiesenen Feststellungsfunktionen oder die im Einklang mit Vorschrift 104.5 zugewiesene Zeichnungsbefugnis gegenüber Banken ausüben. Veranschlagung und Revision von Verpflichtungen Vorschrift 105.7 a) Abgesehen von der Einstellung von Bediensteten nach einem genehmigten Stel- lenplan und den sich daraus ergebenden Verpflichtungen nach dem Personalstatut und der Personalordnung sowie abgesehen von Zuwendungen an Durchführungsorganisationen dür- fen Verpflichtungen, namentlich auch auf Grund von Aufträgen, Vereinbarungen oder Be- stellungen, die den Betrag von 2.500 $ (oder den Gegenwert in anderen Währungen) über- steigen, erst dann eingegangen werden, wenn in den Büchern entsprechende Mittel vorge- merkt worden sind. Dies geschieht durch Buchung einer Verpflichtung, zu deren Lasten die entsprechenden Zahlungen beziehungsweise Auszahlungen, die nur nach Erfüllung der vertraglichen oder anderen Verpflichtung getätigt werden, als Ausgaben verbucht werden. Eine Verpflichtung wird während des in Artikel 5.3 festgelegten Zeitraums als nicht abgewickelte Verpflichtung verbucht, bis sie im Einklang mit Artikel 5.4 beziehungsweise 5.5 wiedereingesetzt, abgewickelt oder annulliert wird. b) Erhöhen sich in der Zeit zwischen der Veranschlagung einer Verpflichtung und der Abwicklung der abschließenden Zahlung die Kosten der jeweiligen Güter oder Dienstlei- stungen aus gleich welchem Grund um weniger als 2.500 $ (oder den Gegenwert in anderen Währungen) oder 10 Prozent der Verpflichtung, je nachdem, welcher Betrag niedriger ist, so ist keine Änderung des Betrags der ursprünglichen Verpflichtung erforderlich. Ist die Kosten- steigerung jedoch höher als 2.500 $ (oder der Gegenwert in anderen Währungen), so muss die ursprüngliche Verpflichtung revidiert werden, um dem gestiegenen Mittelbedarf Rech- nung zu tragen, und eine weitere Feststellung ist erforderlich. Alle Erhöhungen von Ver- pflichtungen, einschließlich auf Grund von Währungsschwankungen, unterliegen den glei- chen Verfahren, die beim Eingehen der ursprünglichen Verpflichtungen Anwendung fanden. Überprüfung, Wiedereinsetzung und Annullierung von Verpflich- tungen Vorschrift 105.8 a) Ausstehende Verpflichtungen müssen in regelmäßigen Abständen von dem (den) zuständigen Feststellungsbefugten überprüft werden. Wird eine Verpflichtung für gültig be- funden, kann aber nicht während des in Artikel 5.3 festgelegten Zeitraums abgewickelt wer- den, so werden gegebenenfalls die Bestimmungen der Artikel 5.4 und 5.5 angewandt. Ver- pflichtungen, die nicht mehr gültig sind, werden in den Büchern umgehend annulliert, und die entsprechende Gutschrift wird erstattet. b) Verringert sich eine gebuchte Verpflichtung aus irgendeinem Grund (außer ihrer Zahlung) oder wird sie annulliert, sorgt der Feststellungsbefugte dafür, dass die entsprechen- den Korrekturbuchungen vorgenommen werden. ST/SGB/2003/7 20 Verpflichtungsbegründende Dokumente Vorschrift 105.9 Einer Verpflichtung muss ein offizieller Auftrag, eine Vereinbarung, eine Bestellung oder eine andere eingegangene Verpflichtung oder eine von den Vereinten Nationen aner- kannte Verbindlichkeit zugrunde liegen. Alle Verpflichtungen müssen durch ein entsprechen- des verpflichtungsbegründendes Dokument belegt sein. Kostenerstattung für Friedenssicherungseinsätze Artikel 5.10. Den Mitgliedstaaten, die Truppen für Friedenssicherungseinsätze beitra- gen, werden zu den von der Generalversammlung gebilligten Sätzen die Kosten erstat- tet. Den Mitgliedstaaten werden außerdem zu den von der Versammlung gebilligten Sätzen die Kosten für kontingenteigene Ausrüstung erstattet. Vorschrift 105.10 Die Kostenerstattungen an die Mitgliedstaaten auf der Grundlage der von der General- versammlung gebilligten Sätze und Friedenssicherungshaushalte dürfen nur mit Genehmi- gung des Untergeneralsekretärs für Management geleistet werden. Vereinbarungen über die Bereitstellung von Managementdiensten Vorschrift 105.11 a) Für Regierungen, Sonderorganisationen und andere internationale und zwischen- staatliche Organisationen oder zur Unterstützung von Tätigkeiten, die aus Treuhandfonds oder Sonderkonten finanziert werden, können gegen Kostenerstattung, auf Gegenseitigkeit oder auf einer anderen Grundlage, die mit der Politik, den Zielen und den Tätigkeiten der Vereinten Nationen im Einklang steht, mit Genehmigung des Untergeneralsekretärs für Ma- nagement Management- und andere Unterstützungsdienste zur Verfügung gestellt werden. b) Jede Regelung zur Bereitstellung von Management- und Unterstützungsdiensten ist Gegenstand einer schriftlichen Vereinbarung zwischen den Vereinten Nationen und der Einrichtung, in deren Namen die Dienste zur Verfügung gestellt werden sollen. In einer sol- chen Vereinbarung werden unter anderem die spezifischen Dienste festgelegt, die die Verein- ten Nationen gegen volle Erstattung der ihnen dabei entstehenden Kosten zur Verfügung stel- len werden. Billigkeitszahlungen Artikel 5.11. Der Generalsekretär kann die Billigkeitszahlungen leisten, die im Interesse der Organisation für notwendig gehalten werden, mit der Maßgabe, dass dem Rat der Rechnungsprüfer gleichzeitig mit den Büchern eine Aufstellung dieser Zahlungen vor- gelegt wird. Vorschrift 105.12 Billigkeitszahlungen können in den Fällen geleistet werden, in denen nach Auffassung des Rechtsberaters zwar keine eindeutige rechtliche Verpflichtung seitens der Vereinten Na- tionen gegeben ist, die Zahlung jedoch im Interesse der Organisation liegt. Spätestens drei Monate nach dem Ende der Finanzperiode wird dem Rat der Rechnungsprüfer eine zusam- menfassende Übersicht aller Billigkeitszahlungen vorgelegt. Alle Billigkeitszahlungen müs- sen vom Untergeneralsekretär für Management genehmigt werden. ST/SGB/2003/7 21 C. Beschaffung Allgemeine Grundsätze Artikel 5.12. Die Beschaffungsaufgaben umfassen alle notwendigen Maßnahmen für den durch Kauf oder Miete erfolgenden Erwerb von Gütern, einschließlich Produkten und Immobilien, und von Dienstleistungen, einschließlich Bauarbeiten. Bei der Wahrneh- mung der Beschaffungsaufgaben der Vereinten Nationen sind die folgenden allgemeinen Grundsätze gebührend zu berücksichtigen: a) ein optimales Preis-Leistungs-Verhältnis; b) Fairness, Integrität und Transparenz; c) ein wirksamer internationaler Wettbewerb; d) die Interessen der Vereinten Nationen. Artikel 5.13. Aufträge zur Lieferung von Ausrüstung, Versorgungsgütern und sonstigen Bedarfsartikeln werden öffentlich ausgeschrieben, es sei denn, der Generalsekretär hält eine Abweichung von diesem Artikel im Interesse der Organisation für wünschenswert. Befugnisse und Verantwortlichkeit Vorschrift 105.13 a) Der Untergeneralsekretär für Management ist für die Beschaffungsaufgaben der Vereinten Nationen verantwortlich, legt alle Beschaffungssysteme der Vereinten Nationen fest und benennt die Bediensteten, die für die Wahrnehmung der Beschaffungsaufgaben ver- antwortlich sind. b) Der Untergeneralsekretär für Management richtet am Amtssitz und an anderen Dienstorten Überprüfungsausschüsse ein, die ihm schriftlichen Rat zu Beschaffungsmaßnah- men erteilen, die zur Vergabe oder zur Änderung von Beschaffungsaufträgen führen; für die Zwecke dieser Finanzordnung und Finanzvorschriften umfassen Beschaffungsaufträge Ver- einbarungen oder andere schriftliche Rechtsgeschäfte, wie Bestellungen und Verträge, die mit Einnahmen für die Vereinten Nationen verbunden sind. Der Untergeneralsekretär für Management legt die Zusammensetzung und den Aufgabenbereich dieser Ausschüsse fest, einschließlich der Art und des Geldwertes der beabsichtigten Beschaffungsmaßnahmen, die der Überprüfung unterliegen. c) Ist die Einholung des Rates eines Überprüfungsausschusses erforderlich, so darf keine endgültige Maßnahme getroffen werden, die zur Vergabe oder zur Änderung eines Be- schaffungsauftrags führt, bevor dieser Rat eingegangen ist. Beschließt der Untergeneralsekre- tär für Management, den Rat des Überprüfungsausschusses nicht anzunehmen, hat er die Gründe für seine Entscheidung schriftlich niederzulegen. Wettbewerb Vorschrift 105.14 Im Einklang mit den in Artikel 5.12 festgelegten Grundsätzen und soweit in Vorschrift 105.16 nicht anders vorgesehen werden Beschaffungsaufträge auf der Grundlage eines wirk- samen Wettbewerbs vergeben; zu diesem Zweck umfasst der Ausschreibungsprozess nach Bedarf ST/SGB/2003/7 22 a) die Beschaffungsplanung, im Hinblick auf die Ausarbeitung einer allgemeinen Strategie und von Methoden für die Beschaffung; b) Marktforschung, zur Ermittlung möglicher Lieferanten; c) die Berücksichtigung umsichtiger Handelspraktiken; d) förmliche Ausschreibungsverfahren, wie eine Einladung zur Angebotsabgabe oder Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen durch öffentliche Bekanntmachung oder die direkte Aufforderung an bestimmte Lieferanten, oder formlose Verfahren, wie Preisanfragen. Der Untergeneralsekretär für Management veröffentlicht Verwaltungsanweisungen betref- fend die Art von Beschaffungstätigkeiten und die Geldwerte, bei denen die jeweiligen Ver- fahren anzuwenden sind; e) die öffentliche Angebotsöffnung. Förmliche Ausschreibungsverfahren Vorschrift 105.15 a) Ist eine förmliche Einladung zur Angebotsabgabe ergangen, wird der Beschaf- fungsauftrag an den qualifizierten Bieter vergeben, dessen Angebot mit den in den Aus- schreibungsunterlagen genannten Anforderungen im Wesentlichen übereinstimmt und der als der Bieter mit den niedrigsten Kosten für die Vereinten Nationen bewertet wird. b) Ist eine förmliche Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen ergangen, wird der Beschaffungsauftrag an den qualifizierten Einreicher vergeben, dessen Vorschlag unter Berücksichtigung aller Umstände die in den Ausschreibungsunterlagen genannten Anforde- rungen am besten erfüllt. c) Der Untergeneralsekretär für Management kann im Interesse der Vereinten Natio- nen Angebote oder Vorschläge für eine bestimmte Beschaffungsmaßnahme ablehnen, wobei er die Gründe für die Ablehnung schriftlich niederlegt. Danach entscheidet er, ob ein neues Ausschreibungsverfahren einzuleiten ist, ob ein Beschaffungsauftrag gemäß Vorschrift 105.16 freihändig vergeben werden soll oder ob die Beschaffungsmaßnahme eingestellt oder ausgesetzt werden soll. Ausnahmen von förmlichen Ausschreibungsverfahren Vorschrift 105.16 a) Der Untergeneralsekretär für Management kann für eine bestimmte Beschaf- fungsmaßnahme entscheiden, dass die Verwendung förmlicher Ausschreibungsverfahren nicht im Interesse der Vereinten Nationen liegt, i) wenn es für die zu beschaffenden Güter oder Leistungen keinen Wettbewerbs- markt gibt, beispielsweise wenn ein Monopol existiert, wenn die Preise gesetzlich oder durch Regierungsverordnung festgelegt sind oder wenn es sich um rechtlich geschützte Güter oder Leistungen handelt; ii) wenn zuvor festgelegt wurde oder die Notwendigkeit besteht, die zu beschaf- fenden Güter und Leistungen zu standardisieren; iii) wenn der beabsichtigte Beschaffungsauftrag das Ergebnis der Zusammenarbeit mit anderen Organisationen des Systems der Vereinten Nationen ist, gemäß Vorschrift 105.17; ST/SGB/2003/7 23 iv) wenn innerhalb eines angemessenen abgelaufenen Zeitraums in einem wettbe- werblichen Verfahren Angebote für identische Güter und Leistungen eingeholt wurden und die Preise und Bedingungen weiterhin wettbewerbsfähig sind; v) wenn eine förmliche Ausschreibung innerhalb eines angemessenen Zeitraums kei- ne zufriedenstellenden Ergebnisse gebracht hat; vi) wenn der beabsichtigte Beschaffungsauftrag sich auf den Kauf oder die Miete von Immobilien bezieht und die Marktbedingungen einen wirksamen Wettbewerb nicht zulassen; vii) wenn der Beschaffungsauftrag dringlich ist; viii) wenn der beabsichtigte Beschaffungsauftrag sich auf Leistungen bezieht, die nicht objektiv bewertbar sind; ix) wenn der Untergeneralsekretär für Management sonst entscheidet, dass ein förmli- ches Ausschreibungsverfahren keine zufriedenstellenden Ergebnisse bringen wird; x) wenn der Wert des Auftrags unterhalb des für förmliche Ausschreibungsverfahren festgelegten Schwellenbetrags liegt. b) Trifft der Untergeneralsekretär für Management eine Entscheidung gemäß Buch- stabe a), hat er die Gründe dafür schriftlich niederzulegen und kann danach den Beschaf- fungsauftrag entweder auf der Grundlage eines formlosen Verfahrens oder der freihändigen Vergabe an einen qualifizierten Lieferanten vergeben, dessen Angebot zu einem annehmba- ren Preis im Wesentlichen mit den Anforderungen übereinstimmt. Zusammenarbeit Vorschrift 105.17 a) Der Untergeneralsekretär für Management kann mit anderen Organisationen des Systems der Vereinten Nationen zusammenarbeiten, um den Beschaffungsbedarf der Verein- ten Nationen zu decken, vorausgesetzt, dass die Regeln und Vorschriften dieser Organisatio- nen mit denen der Vereinten Nationen vereinbar sind. Der Untergeneralsekretär für Manage- ment kann gegebenenfalls Vereinbarungen zu diesem Zweck schließen. Die Zusammenarbeit kann darin bestehen, dass Beschaffungsmaßnahmen gemeinsam durchgeführt werden, dass die Vereinten Nationen einen Vertrag unter Zugrundelegung einer Beschaffungsentscheidung einer anderen Organisation der Vereinten Nationen schließen oder dass sie eine andere Orga- nisation der Vereinten Nationen bitten, Beschaffungstätigkeiten im Namen der Vereinten Na- tionen abzuwickeln. b) Der Untergeneralsekretär für Management kann, soweit er von der Generalver- sammlung dazu ermächtigt wird, mit einer Regierung, einer nichtstaatlichen Organisation oder einer anderen öffentlichen internationalen Organisation bei Beschaffungstätigkeiten zu- sammenarbeiten und gegebenenfalls Vereinbarungen zu diesem Zweck schließen. Schriftliche Aufträge Vorschrift 105.18 a) Für jede Beschaffung, deren Geldwert bestimmte vom Untergeneralsekretär für Management festgelegte Schwellenbeträge übersteigt, ist ein schriftlicher Auftrag erforder- lich. Der Auftrag nennt gegebenenfalls im Einzelnen i) die Art der zu beschaffenden Güter oder Leistungen; ST/SGB/2003/7 24 ii) die beschaffte Menge; iii) den Auftragspreis oder den Preis je Einheit; iv) den Zeitraum für den Auftrag; v) die zu erfüllenden Bedingungen, einschließlich der allgemeinen Vertragsbedin- gungen der Vereinten Nationen und der Folgen im Falle der Nichterfüllung; vi) Liefer- und Zahlungsbedingungen; vii) Namen und Anschrift des Lieferanten. b) Das Erfordernis der Schriftlichkeit für Beschaffungsaufträge ist nicht so auszule- gen, dass es die Verwendung elektronischer Mittel des Datenaustauschs einschränkt. Vor der Verwendung elektronischer Mittel des Datenaustauschs stellt der Untergeneralsekretär für Management sicher, dass das System für den elektronischen Datenaustausch in der Lage ist, die Authentifizierung und die Vertraulichkeit der Informationen sicherzustellen. Vorauszahlungen und Fortschrittszahlungen Vorschrift 105.19 a) Außer in Fällen, in denen dies auf Grund handelsüblicher Praxis oder im Interesse der Vereinten Nationen erforderlich ist, dürfen keine Verträge oder andere Arten von Ver- pflichtungen im Namen der Vereinten Nationen eingegangen werden, bei denen vor der Lie- ferung von Produkten oder der Erbringung vertraglicher Leistungen eine oder mehrere Ab- schlagszahlungen zu leisten sind. Wird eine Vorauszahlung vereinbart, müssen die Gründe dafür aktenkundig gemacht werden. b) Zusätzlich zu Buchstabe a) und ungeachtet der Vorschrift 105.2 kann der Unterge- neralsekretär für Management erforderlichenfalls Fortschrittszahlungen genehmigen. D. Verwaltung von Vermögensgegenständen Befugnisse und Verantwortlichkeit Vorschrift 105.20 a) Der Untergeneralsekretär für Management ist für die Verwaltung der Vermögens- gegenstände der Vereinten Nationen verantwortlich, einschließlich aller Systeme zur Rege- lung ihres Eingangs, ihrer Erfassung, Verwendung, Verwahrung, Instandhaltung und Veräu- ßerung, einschließlich des Verkaufs, und benennt die Bediensteten, die für die Wahrnehmung der Aufgaben im Zusammenhang mit der Verwaltung der Vermögensgegenstände verant- wortlich sind. b) Spätestens drei Monate nach dem Ende der Finanzperiode wird dem Rat der Rechnungsprüfer eine zusammenfassende Übersicht über die Nichtverbrauchsgüter der Ver- einten Nationen zur Verfügung gestellt. Ausschüsse für Bestandsüberwachung Vorschrift 105.21 a) Der Untergeneralsekretär für Management richtet am Amtssitz und an anderen Dienstorten Ausschüsse für Bestandsüberwachung ein, die ihm schriftlichen Rat in Bezug auf Verluste, Schäden oder andere Unregelmäßigkeiten im Zusammenhang mit Vermögensge- ST/SGB/2003/7 25 genständen der Vereinten Nationen erteilen. Der Untergeneralsekretär für Management legt die Zusammensetzung und den Aufgabenbereich dieser Ausschüsse fest, einschließlich der Verfahren zur Feststellung der Ursachen solcher Verluste, Schäden oder anderer Unregelmä- ßigkeiten, der im Einklang mit den Vorschriften 105.22 und 105.23 zu treffenden Veräuße- rungsmaßnahmen und des Grades an Verantwortung für solche Verluste, Schäden oder ande- ren Unregelmäßigkeiten, der gegebenenfalls einen Bediensteten der Vereinten Nationen oder eine andere Partei trifft. b) Ist die Einholung des Rates eines Ausschusses für Bestandsüberwachung erforder- lich, so darf keine endgültige Maßnahme in Bezug auf Verluste, Schäden oder andere Unre- gelmäßigkeiten im Zusammenhang mit Vermögensgegenständen der Vereinten Nationen ge- troffen werden, bevor dieser Rat eingegangen ist. Beschließt der Untergeneralsekretär für Management, den Rat eines solchen Aussschusses nicht anzunehmen, hat er die Gründe für seine Entscheidung schriftlich niederzulegen. Verkauf oder anderweitige Veräußerung von Vermögensgegenstän- den Vorschrift 105.22 Verkäufe von Versorgungsgütern, Ausrüstungs- oder sonstigen Vermögensgegenstän- den, die für überschüssig oder nicht verwendungsfähig erklärt wurden, erfolgen auf der Grundlage einer Ausschreibung, sofern nicht der zuständige Ausschuss für Bestandsüberwa- chung a) der Auffassung ist, dass der Verkaufswert unter einem vom Untergeneralsekretär für Management festzulegenden Betrag liegt; b) der Auffassung ist, dass der Austausch von Vermögensgegenständen zur teilwei- sen oder vollen Bezahlung von Ersatzausrüstungsgegenständen oder -versorgungsgütern im Interesse der Organisation liegt; c) es für zweckmäßig hält, überschüssige Vermögensgegenstände von einem Projekt oder Einsatz zu einem anderen zu übertragen, und den angemessenen Marktwert festlegt, zu dem die Übertragung stattfinden soll; d) feststellt, dass die Vernichtung des überschüssigen oder nicht verwendungsfähigen Materials wirtschaftlicher ist beziehungsweise gesetzlich vorgeschrieben oder auf Grund der Eigenart der Vermögensgegenstände erforderlich ist; e) feststellt, dass es im Interesse der Vereinten Nationen liegt, die Vermögensgegen- stände unentgeltlich oder durch Verkauf zu einem nominalen Preis einer zwischenstaatlichen Organisation, einer Regierung oder staatlichen Stelle oder einer gemeinnützigen Einrichtung zu überlassen. Vorschrift 105.23 Mit Ausnahme der in Vorschrift 105.22 vorgesehenen Fälle werden Verkäufe von Ver- mögensgegenständen gegen Zahlung bei oder vor der Lieferung vorgenommen. Verfügung über die Vermögenswerte von Friedenssicherungseinsät- zen Artikel 5.14. Nach der Liquidation eines Friedenssicherungseinsatzes wird über Ausrü- stungs- und sonstige Vermögensgegenstände im Einklang mit der Finanzordnung und den Finanzvorschriften in der nachstehend angegebenen Weise verfügt: ST/SGB/2003/7 26 a) in gutem Zustand befindliche Ausrüstung, die festgelegten Standards ent- spricht oder als kompatibel mit vorhandener Ausrüstung angesehen wird, wird an an- dere Friedenssicherungseinsätze übertragen oder in Reserve gehalten und zur Bildung von Anfangsausstattungssätzen für künftige Missionen genutzt; b) Ausrüstung, die nicht für laufende oder künftige Friedenssicherungseinsätze gebraucht wird, kann an andere Aktivitäten der Vereinten Nationen übertragen wer- den, die aus Pflichtbeiträgen finanziert werden, sofern ein nachweislicher Bedarf an der betreffenden Ausrüstung besteht; c) Ausrüstung, die nicht für laufende oder künftige Friedenssicherungseinsätze oder für andere aus Pflichtbeiträgen finanzierte Aktivitäten der Vereinten Nationen ge- braucht wird, die aber für die Tätigkeit anderer Einrichtungen der Vereinten Nationen, internationaler Organisationen oder nichtstaatlicher Organisationen von Nutzen sein kann, wird an diese Einrichtungen oder Organisationen verkauft; d) Ausrüstungs- oder Vermögensgegenstände, die nicht gebraucht werden oder über die nicht nach den Buchstaben a), b) oder c) verfügt werden kann oder die in schlechtem Zustand sind, werden gemäß den auf andere Ausrüstungs- oder Vermö- gensgegenstände der Vereinten Nationen anwendbaren Verfahren kommerziell veräu- ßert; e) Vermögenswerte, die in einem Land installiert wurden und deren Demontage die Wiederherstellung dieses Landes beeinträchtigen würde, werden gegen eine Ent- schädigung, deren Form von der Organisation und der Regierung zu vereinbaren ist, der ordnungsgemäß anerkannten Regierung des Landes übergeben. Das bezieht sich insbesondere auf Flugplatzanlagen und -ausrüstung, Gebäude, Brücken und Minen- räumgerät. Kann über solche Vermögenswerte nicht auf diese oder eine andere Weise verfügt werden, werden sie der Regierung des betreffenden Landes kostenlos überlas- sen. Derartige Überlassungen bedürfen der vorherigen Billigung durch die Generalver- sammlung. Der Generalversammlung wird ein Bericht über die endgültige Verfügung über die Vermögenswerte eines jeden liquidierten Friedenssicherungseinsatzes vorgelegt. E. Innenrevision Artikel 5.15. Das Amt für interne Aufsichtsdienste führt im Einklang mit Artikel 5.8 d) und in Übereinstimmung mit den allgemein anerkannten Rechnungsprüfungsnormen unabhängige interne Prüfungen durch. Die Innenrevisoren überprüfen und evaluieren die Verwendung der Finanzmittel sowie die Wirksamkeit, die Eignung und die Anwen- dung der Systeme und Verfahren der internen Finanzkontrolle und anderer interner Kontrollen und erstatten darüber Bericht. Die internen Prüfungen erstrecken sich au- ßerdem auf die folgenden Elemente: a) die Übereinstimmung der Finanztransaktionen mit den Resolutionen der General- versammlung, den gebilligten Programmen und anderen Mandaten beschlussfassender Orga- ne, mit der Finanzordnung und den Finanzvorschriften und den diesbezüglichen Verwal- tungsanweisungen sowie mit den gebilligten Empfehlungen der externen Aufsichtsorgane; b) die Wirtschaftlichkeit, Effizienz und Wirksamkeit des Managements und des Ein- satzes der Finanzmittel, materiellen Ressourcen und Humanressourcen sowie der Programm- durchführung, insbesondere durch die Prüfung der Struktur der Organisation und ihrer Eig- nung für die Anforderungen der Programme und der Mandate der beschlussfassenden Organe sowie durch die Durchführung von Wirtschaftlichkeitsprüfungen. ST/SGB/2003/7 27 Abschnitt VI. Rechnungsführung Hauptkonten Artikel 6.1. Der Generalsekretär legt die Rechnungen für die Finanzperiode vor. Dar- über hinaus führt der Generalsekretär die für die Zwecke des Managements erforderli- chen Rechnungsunterlagen, einschließlich der Zwischenrechnung für das erste Kalen- derjahr der Finanzperiode, und schützt sie vor Schädigung, Vernichtung, unbefugtem Zugriff und Entfernung. Sowohl die Zwischenrechnung als auch die Rechnungen für die Finanzperiode enthalten die folgenden Angaben: a) die Einnahmen und Ausgaben aller Fonds; b) den Stand der Haushaltsmittel, namentlich i) die ursprünglich bewilligten Mittel; ii) Änderungen der Haushaltsmittel infolge von Übertragungen; iii) etwaige sonstige Mittel, die nicht von der Generalversammlung bewilligt wurden; iv) die zu Lasten der bewilligten Mittel und/oder sonstigen Mittel verbuchten Be- träge; c) die Aktiva und Passiva der Organisation. Der Generalsekretär legt außerdem alle weiteren Informationen vor, die geeignet sind, die jeweilige finanzielle Lage der Organisation darzustellen. Artikel 6.2. Für alle Treuhandfonds, Rücklagenkonten und Sonderkonten werden ge- sonderte Rechnungen geführt. Vorschrift 106.1 Im Einklang mit den Artikeln 6.1 und 6.2 enthalten die Hauptkonten der Vereinten Na- tionen detaillierte, umfassende und aktuelle Aufzeichnungen der Aktiva und Passiva für alle Mittelquellen. Die Hauptkonten umfassen a) die Programmhaushaltskonten, welche folgende Angaben enthalten: i) die ursprünglich bewilligten Mittel; ii) Änderungen der Haushaltsmittel infolge von Übertragungen; iii) sonstige Mittel, die nicht von der Generalversammlung bereitgestellt wurden; iv) die Ausgaben, einschließlich Zahlungen und sonstiger Auszahlungen und nicht abgewickelter Verpflichtungen; v) die nicht ausgeschöpften Mittelzuweisungen und Mittelbewilligungen; b) Friedenssicherungseinsätze mit Sonderkonten; c) die Konten des Hauptbuchs, die alle Bankguthaben, Kapitalanlagen, Forderungen und sonstige Aktiva, Verbindlichkeiten und sonstige Passiva ausweisen; ST/SGB/2003/7 28 d) den Betriebsmittelfonds und seine Unterfonds sowie alle Treuhandfonds und ande- ren Sonderkonten. Befugnisse und Verantwortlichkeit Vorschrift 106.2 Verantwortlich für die Rechnungsführung ist der Untergeneralsekretär für Management; er legt alle Rechnungsführungssysteme der Vereinten Nationen fest und benennt die Bedien- steten, die für die Wahrnehmung der Rechnungsführungsaufgaben verantwortlich sind. Periodengerechte Buchführung Vorschrift 106.3 Sofern der Untergeneralsekretär für Management oder die für einen Treuhandfonds oder ein Sonderkonto geltenden Bestimmungen nichts anderes vorschreiben, werden alle Finanz- transaktionen entsprechend den Rechnungslegungsnormen des Systems der Vereinten Natio- nen nach dem Prinzip der Periodenabgrenzung in der Rechnungsführung erfasst. Währung der Rechnungsunterlagen Artikel 6.3. Die Rechnungslegung der Organisation erfolgt in US-Dollar. Die Rech- nungsunterlagen können jedoch in einer oder mehreren anderen Währungen geführt werden, wenn der Generalsekretär dies für notwendig hält. Vorschrift 106.4 Währungseinheit für die Rechnungsführung ist am Amtssitz der US-Dollar. An Dienst- stellen außerhalb des Amtssitzes kann die Rechnungsführung auch in der jeweiligen Landes- währung erfolgen, sofern alle Beträge sowohl in der Landeswährung als auch mit dem Ge- genwert in US-Dollar verbucht werden. Buchmäßige Behandlung von Wechselkursschwankungen Vorschrift 106.5 a) Der Untergeneralsekretär für Management legt die operationellen Umrechnungs- kurse zwischen dem US-Dollar und anderen Währungen fest. Die operationellen Umrech- nungskurse werden für die Buchung aller Transaktionen der Vereinten Nationen verwendet. b) Die Höhe von Zahlungen in anderen Währungen als dem US-Dollar wird auf der Grundlage der zum Zeitpunkt der Zahlung gültigen operationellen Umrechnungskurse ermit- telt. Jegliche Differenz zwischen dem beim Umtausch tatsächlich erhaltenen Betrag und dem Betrag, der zum operationellen Umrechnungskurs erzielt worden wäre, wird als Wechsel- kursverlust oder -gewinn verbucht. c) Beim Abschluss der Rechnungen für die Finanzperiode wird ein Negativsaldo auf dem Konto für "Wechselkursverluste oder -gewinne" zu Lasten des betreffenden Haus- haltskontos verbucht, während ein positiver Saldo den sonstigen Einnahmen zugerechnet wird. ST/SGB/2003/7 29 Buchmäßige Behandlung der Erlöse aus der Veräußerung von Ver- mögensgegenständen Vorschrift 106.6 Die Erlöse aus der Veräußerung von Vermögensgegenständen werden als sonstige Ein- nahmen verbucht, mit folgenden Ausnahmen: a) wenn ein Ausschuss für Bestandsüberwachung empfohlen hat, diese Erlöse unmit- telbar mit dem Kaufpreis für Ersatzausrüstungsgegenstände oder -versorgungsgüter zu ver- rechnen (ein etwaiger Restbetrag wird als sonstige Einnahme verbucht); b) wenn das Inzahlunggeben von Vermögensgegenständen nicht als Verkauf gilt und der erzielte Nachlass mit dem Kaufpreis des Ersatzgegenstands verrechnet wird; c) wenn es gängige Praxis ist, im Zusammenhang mit einem Auftrag bestimmtes Ma- terial oder bestimmte Ausrüstungsgegenstände zu beschaffen und zu verwenden und dieses Material beziehungsweise diese Ausrüstungsgegenstände zu einem späteren Zeitpunkt zu verwerten und zu verkaufen; d) wenn die Erlöse aus dem Verkauf von überschüssiger Projektausrüstung den Kon- ten des betreffenden Projekts gutgeschrieben werden, sofern diese nicht bereits abgeschlossen wurden; e) wenn Ausrüstung von einem Projekt auf ein anderes übertragen wird und die Kon- ten des ersten Projekts noch nicht abgeschlossen wurden, wird der angemessene Marktwert der Ausrüstung den Konten des ersten Projekts gutgeschrieben und zu Lasten der Konten des Projekts verbucht, das die Ausrüstung erhält; f) wenn die in Artikel 5.14 beschriebenen anderen Modalitäten Anwendung finden, die die Verfügung über die Vermögenswerte von Friedenssicherungseinsätzen regeln. Buchmäßige Behandlung der Vorausverpflichtungen zu Lasten künf- tiger Finanzperioden Vorschrift 106.7 Verpflichtungen, die vor der Finanzperiode eingegangen wurden, auf die sie sich bezie- hen, werden gemäß Artikel 5.7 und Vorschrift 105.2 auf einem Abgrenzungskonto verbucht. Die Abgrenzungsposten werden auf das entsprechende Konto übertragen, sobald die erforder- lichen Haushalts- und anderen Mittel verfügbar werden. Abschreibung von Verlusten von Barmitteln, Forderungen und an- deren Vermögensgegenständen Artikel 6.4. Der Generalsekretär kann nach einer umfassenden Untersuchung die Ab- schreibung von Verlusten von Barmitteln, Vorräten und anderen Vermögenswerten ge- nehmigen, mit der Maßgabe, dass dem Rat der Rechnungsprüfer gleichzeitig mit den Büchern eine Aufstellung aller auf diese Weise abgeschriebenen Beträge vorgelegt wird. Vorschrift 106.8 a) Der Untergeneralsekretär für Management kann nach einer umfassenden Untersu- chung die Abschreibung von Barmittelverlusten und des Buchwerts von Forderungen und Wechselforderungen, die für uneinbringlich gehalten werden, genehmigen. Spätestens drei Monate nach dem Ende der Finanzperiode wird dem Rat der Rechnungsprüfer eine zusam- ST/SGB/2003/7 30 menfassende Übersicht über die Verluste von Barmitteln und Forderungen zur Verfügung ge- stellt. b) Bei der Untersuchung ist in jedem einzelnen Fall festzustellen, ob ein Bediensteter der Vereinten Nationen für den Verlust verantwortlich ist. Ist dies der Fall, so kann von dem Betroffenen verlangt werden, den Vereinten Nationen den Verlust teilweise oder in voller Höhe zu erstatten. Der Untergeneralsekretär für Management trifft die abschließende Ent- scheidung über alle Beträge, die Bediensteten oder anderen Personen auf Grund der Verluste in Rechnung zu stellen sind. Vorschrift 106.9 a) Der Untergeneralsekretär für Management kann nach einer umfassenden Untersu- chung die Abschreibung von Verlusten von Vermögensgegenständen der Vereinten Nationen genehmigen und die Bücher berichtigen, um den ausgewiesenen Bestand mit dem realen Be- stand in Übereinstimmung zu bringen. Spätestens drei Monate nach dem Ende der Finanzpe- riode wird dem Rat der Rechnungsprüfer eine zusammenfassende Übersicht über die Verluste von Nichtverbrauchsgütern zur Verfügung gestellt. b) Bei der Untersuchung ist in jedem einzelnen Fall festzustellen, ob ein Bediensteter der Vereinten Nationen für den Verlust verantwortlich ist. Ist dies der Fall, so kann von dem Betroffenen verlangt werden, den Vereinten Nationen den Verlust teilweise oder in voller Höhe zu erstatten. Der Untergeneralsekretär für Management trifft die abschließende Ent- scheidung über alle Beträge, die Bediensteten oder anderen Personen auf Grund der Verluste in Rechnung zu stellen sind. Rechnungsabschlüsse Artikel 6.5. Die Rechnungen für die Finanzperiode, mit Ausnahme derjenigen für durch Sonderkonten finanzierte Friedenssicherungseinsätze, werden vom Generalsekretär spätestens bis zum 31. März des auf die Finanzperiode folgenden Jahres dem Rat der Rechnungsprüfer vorgelegt. Die Jahresabschlüsse für durch Sonderkonten finanzierte Friedenssicherungseinsätze werden vom Generalsekretär spätestens bis zum 30. Sep- tember jeden Jahres dem Rat der Rechnungsprüfer vorgelegt. Vorschrift 106.10 a) Für alle Konten der Vereinten Nationen, mit Ausnahme der Sonderkonten für Friedenssicherungseinsätze, werden dem Rat der Rechnungsprüfer für das erste Jahr der zweijährigen Finanzperiode spätestens bis zum 31. März des folgenden Jahres Zwischenab- schlüsse zum 31. Dezember vorgelegt. Für dieselben Konten werden dem Rat der Rech- nungsprüfer spätestens bis zum 31. März des auf die Finanzperiode folgenden Jahres endgül- tige Rechnungsabschlüsse, ebenso zum 31. Dezember, für die gesamte zweijährige Finanzpe- riode vorgelegt. Ausfertigungen der Rechnungsabschlüsse werden außerdem dem Beratenden Ausschuss übermittelt. Wenn der Untergeneralsekretär für Management es für notwendig hält, können zusätzliche Rechnungsabschlüsse erstellt werden. b) Im Falle der Sonderkonten für Friedenssicherungseinsätze werden Rechnungsab- schlüsse für die am 30. Juni endende einjährige Finanzperiode spätestens am 30. September des betreffenden Jahres dem Rat der Rechnungsprüfer übermittelt. c) Die dem Rat der Rechnungsprüfer vorgelegten Rechnungsabschlüsse umfassen für alle Konten i) eine Übersicht über die Einnahmen, die Ausgaben und die Veränderungen bei den Rücklagen und Fondssalden; ST/SGB/2003/7 31 ii) eine Übersicht über das Vermögen, die Schulden, die Rücklagen und die Fonds- salden; iii) eine Cash-Flow-Rechnung; iv) sonstige gegebenenfalls erforderliche Aufstellungen; v) Erläuterungen zu den Rechnungsabschlüssen. Archive Vorschrift 106.11 Die Rechnungs- und sonstigen Finanzunterlagen, die Unterlagen der Bestandsbuchfüh- rung sowie sämtliche Belege werden für die Dauer eines mit dem Rat der Rechnungsprüfer vereinbarten Zeitraums aufbewahrt; nach dessen Ablauf können sie mit Genehmigung des Untergeneralsekretärs für Management vernichtet werden. Abschnitt VII. Rat der Rechnungsprüfer Bestellung eines Rates der Rechnungsprüfer Artikel 7.1. Die Generalversammlung bestellt einen Rat der Rechnungsprüfer, der die Rechnungen der Vereinten Nationen prüft. Dieser Rat besteht aus drei Mitgliedern, von denen jeder der Rechnungshofspräsident (oder Inhaber einer vergleichbaren Position) eines Mitgliedstaats ist. Amtszeit der Mitglieder des Rates der Rechnungsprüfer Artikel 7.2. Die Mitglieder des Rates der Rechnungsprüfer werden für eine nicht ver- längerbare Amtszeit von sechs Jahren gewählt. Die Amtszeit beginnt am 1. Juli und en- det am 30. Juni sechs Jahre später. Jedes zweite Jahr endet die Amtszeit eines der Mit- glieder. Dementsprechend wählt die Generalversammlung alle zwei Jahre ein Mitglied, das sein Amt am 1. Juli des folgenden Jahres antritt. Artikel 7.3. Scheidet ein Mitglied des Rates der Rechnungsprüfer aus seinem Amt als Rechnungshofspräsident (beziehungsweise Inhaber einer vergleichbaren Position) in seinem Heimatland aus, endet die Amtszeit des Mitglieds, und sein Nachfolger als Rech- nungshofspräsident tritt seine Nachfolge als Mitglied des Rates an. Ansonsten kann ein Mitglied des Rates während seiner Amtszeit nicht aus seinem Amt entfernt werden, es sei denn durch die Generalversammlung. Anwendbare Normen, Umfang und Durchführung der Prüfungen Artikel 7.4. Die Prüfung wird in Übereinstimmung mit den allgemein anerkannten ge- meinsamen Rechnungsprüfungsnormen sowie, vorbehaltlich etwaiger besonderer An- weisungen der Generalversammlung, gemäß dem im Anhang zu dieser Finanzordnung enthaltenen zusätzlichen Mandat durchgeführt. Artikel 7.5. Der Rat der Rechnungsprüfer kann sich zur Effizienz der Finanzverfahren, zum Rechnungsführungssystem, zu den internen Finanzkontrollen sowie zur Verwal- tung und Leitung der Organisation im Allgemeinen äußern. Artikel 7.6. Der Rat der Rechnungsprüfer ist völlig unabhängig und alleine für die Durchführung der Rechnungsprüfung verantwortlich. ST/SGB/2003/7 32 Artikel 7.7. Der Beratende Ausschuss kann den Rat der Rechnungsprüfer ersuchen, be- stimmte besondere Prüfungen durchzuführen und gesonderte Berichte über die Ergeb- nisse vorzulegen. Artikel 7.8. Vorbehaltlich der Zustimmung des Beratenden Ausschusses teilt der Rat der Rechnungsprüfer die Prüfungszuständigkeiten auf und wechselt sie turnusmäßig zwischen den Mitgliedern des Rates. Unterstützung Artikel 7.9. Der Generalsekretär gewährt dem Rat der Rechnungsprüfer jede Unter- stützung, die er zur Durchführung der Rechnungsprüfung benötigt. Artikel 7.10. Zur Durchführung einer örtlichen oder besonderen Prüfung oder zur Ein- sparung von Prüfungskosten kann der Rat der Rechnungsprüfer die Dienste eines na- tionalen Rechnungshofspräsidenten (oder Inhabers einer vergleichbaren Position) oder von anerkannten Wirtschaftsprüfern oder einer sonstigen Person oder Firma in An- spruch nehmen, die nach Auffassung des Rates dafür fachlich qualifiziert ist. Berichterstattung Artikel 7.11. Der Rat der Rechnungsprüfer erstellt einen Bericht über die Prüfung der Rechnungsabschlüsse und der diesbezüglichen Aufstellungen für die Rechnungen der Finanzperiode, der auch die Angaben enthält, die der Rat im Hinblick auf die in Arti- kel 7.5 und in dem zusätzlichen Mandat genannten Angelegenheiten für erforderlich hält. Artikel 7.12. Die Berichte des Rates der Rechnungsprüfer werden zusammen mit den geprüften Rechnungsabschlüssen über den Beratenden Ausschuss der Generalver- sammlung zugeleitet, in Übereinstimmung mit den von der Versammlung erteilten An- weisungen. Der Beratende Ausschuss prüft die Rechnungsabschlüsse und die Prüfungs- berichte und leitet sie mit den von ihm für angemessen erachteten Anmerkungen an die Versammlung weiter. ST/SGB/2003/7 33 Anhang Zusätzliches Mandat für die Prüfung der Vereinten Nationen 1. Der Rat der Rechnungsprüfer prüft gemeinsam und einzeln die Rechnungen der Verein- ten Nationen, einschließlich aller Treuhandfonds und Sonderkonten, in der von ihm für not- wendig erachteten Weise, um sich davon zu überzeugen, a) dass die Rechnungsabschlüsse mit den Büchern und Unterlagen der Organisation übereinstimmen; b) dass die in den Abschlüssen ausgewiesenen Finanztransaktionen mit der Finanz- ordnung und den Finanzvorschriften, den Haushaltsansätzen und sonstigen anwendbaren Richtlinien im Einklang stehen; c) dass die Depot- und Kassenbestände an Wertpapieren und Geldern durch Beschei- nigungen, die unmittelbar von den Hinterlegungsstellen der Organisation zugegangen sind, oder durch tatsächliche Zählung nachgeprüft wurden; d) dass die internen Kontrollen, einschließlich der Innenrevision, dem Anspruch an Zuverlässigkeit genügen; e) dass den Rat der Rechnungsprüfer zufriedenstellende Verfahren zur Erfassung al- ler Aktiva, Passiva, Überschüsse und Fehlbeträge angewendet wurden. 2. Der Rat der Rechnungsprüfer entscheidet allein über die vollständige oder teilweise An- erkennung der vom Generalsekretär vorgelegten Bescheinigungen und Erläuterungen und kann nach seinem Ermessen eine genaue Untersuchung und Prüfung aller Finanzunterlagen einschließlich derjenigen im Zusammenhang mit Versorgungsgütern und Ausrüstungsgegen- ständen vornehmen. 3. Der Rat der Rechnungsprüfer und seine Mitarbeiter haben zu allen angemessenen Zei- ten freien Zugang zu allen Büchern, Unterlagen und sonstigen Dokumenten, die nach Auffas- sung des Rates für die Durchführung der Prüfung notwendig sind. Informationen, die als be- vorrechtigt eingestuft sind und bei denen der Generalsekretär (oder der von ihm benannte lei- tende Bedienstete) zustimmt, dass der Rat sie für die Prüfung benötigt, sowie Informationen, die als vertraulich eingestuft sind, werden auf Antrag zur Verfügung gestellt. Der Rat der Rechnungsprüfer und seine Mitarbeiter achten den bevorrechtigten und vertraulichen Charak- ter aller so eingestuften Informationen, die ihnen zur Verfügung gestellt werden, und verwen- den sie nur in unmittelbarem Zusammenhang mit der Durchführung der Prüfung. Der Rat kann die Aufmerksamkeit der Generalversammlung auf jede Verweigerung der Herausgabe von Informationen lenken, die als bevorrechtigt eingestuft sind und die nach seiner Auffas- sung für die Prüfung erforderlich waren. 4. Der Rat der Rechnungsprüfer ist nicht befugt, einzelne Rechnungsposten zurückzuwei- sen; er lenkt jedoch die Aufmerksamkeit des Generalsekretärs auf jeden Geschäftsvorgang, dessen Rechtmäßigkeit oder Ordnungsmäßigkeit ihm zweifelhaft erscheinen, damit entspre- chende Maßnahmen getroffen werden. Beanstandungen dieser oder anderer Vorgänge, die sich bei der Prüfung der Rechnungen ergeben, werden dem Generalsekretär sofort zur Kennt- nis gebracht. 5. Der Rat der Rechnungsprüfer (oder die von ihm benannten Mitarbeiter) erstellen und unterzeichnen einen Bestätigungsvermerk über die Rechnungsabschlüsse der Vereinten Na- tionen. Der Bestätigungsvermerk enthält die folgenden grundlegenden Bestandteile: a) die Angabe der geprüften Rechnungsabschlüsse; ST/SGB/2003/7 34 b) eine Bezugnahme auf die Verantwortlichkeit des Generalsekretärs und die Ver- antwortlichkeit des Rates der Rechnungsprüfer; c) die Angabe der angewandten Prüfungsnormen; d) eine Beschreibung der geleisteten Arbeit; e) eine Meinungsäußerung darüber, ob i) die Rechnungsabschlüsse die Finanzlage zum Ende der Finanzperiode sowie die Ergebnisse der Geschäftstätigkeit in diesem Zeitraum den tatsächlichen Verhält- nissen entsprechend wiedergeben; ii) die Rechnungsabschlüsse in Übereinstimmung mit den angegebenen Rechnungs- legungsgrundsätzen erstellt wurden; iii) die Rechnungslegungsgrundsätze auf der Basis der Kontinuität mit den Grundsät- zen für die vorangegangene Finanzperiode angewandt wurden; f) eine Meinungsäußerung darüber, ob die Geschäftsvorgänge im Einklang mit der Finanzordnung und der legislativen Grundlage standen; g) das Datum des Bestätigungsvermerks; h) Namen und amtliche Stellung der Mitglieder des Rates der Rechnungsprüfer; i) erforderlichenfalls einen Verweis auf den Bericht des Rates der Rechnungsprüfer über die Rechnungsabschlüsse. 6. In dem Bericht des Rates der Rechnungsprüfer an die Generalversammlung über die Fi- nanzgeschäfte der Finanzperiode soll Folgendes erwähnt werden: a) Art und Umfang der Prüfung; b) Angelegenheiten, die die Vollständigkeit oder Genauigkeit der Rechnungen betref- fen, darunter gegebenenfalls i) die für die zutreffende Auslegung der Rechnungen notwendigen Informationen; ii) alle Beträge, die hätten empfangen werden müssen, aber nicht verbucht wurden; iii) alle Beträge, für die eine rechtliche oder Eventualverpflichtung besteht und die nicht verbucht oder in den Rechnungsabschlüssen ausgewiesen sind; iv) nicht ordnungsgemäß nachgewiesene Ausgaben; v) ob ordnungsgemäße Rechnungsbücher geführt wurden; Fälle, in denen die Präsen- tation der Abschlüsse in erheblichem Maße von den einheitlich angewandten all- gemein anerkannten Rechnungslegungsgrundsätzen abweicht, sind anzuzeigen; c) sonstige Angelegenheiten, die der Generalversammlung zur Kenntnis gebracht werden sollen, wie beispielsweise i) Fälle von Betrug oder mutmaßlichem Betrug; ii) verschwenderische oder unzulässige Verwendung von Geldern oder anderen Ver- mögenswerten der Organisation (ungeachtet der möglichen ordnungsgemäßen Verbuchung des Vorgangs); ST/SGB/2003/7 35 iii) Ausgaben, die die Organisation voraussichtlich zu weiteren beträchtlichen Ausga- ben verpflichten; iv) jeder Fehler im allgemeinen System oder in den einzelnen Regeln für die Kontrol- le der Einnahmen und Ausgaben oder der Versorgungsgüter und Ausrüstungsge- genstände; v) Ausgaben, die mit den Absichten der Generalversammlung nicht im Einklang ste- hen, unter Berücksichtigung ordnungsgemäß genehmigter Übertragungen inner- halb des Haushaltsplans; vi) Ausgaben, die die bewilligten Mittel übersteigen, unter Berücksichtigung von Än- derungen infolge ordnungsgemäß genehmigter Übertragungen innerhalb des Haushaltsplans; vii) Ausgaben, die mit der für sie geltenden Ermächtigung nicht im Einklang stehen; d) die sich aus der Bestandsaufnahme und der Prüfung der Unterlagen ergebende Genauigkeit oder Fehlerhaftigkeit der Bestandsbuchführung über die Versorgungsgüter und Ausrüstungsgegenstände; e) gegebenenfalls Vorgänge, die in einer vorherigen Finanzperiode verbucht wurden und über die weitere Informationen erhalten worden sind, oder Vorgänge einer späteren Fi- nanzperiode, bei denen es wünschenswert erscheint, die Generalversammlung frühzeitig zu unterrichten. 7. Der Rat der Rechnungsprüfer kann der Generalversammlung oder dem Generalsekretär alle Anmerkungen zu seinen Prüfungsfeststellungen und alle Bemerkungen zu dem Finanzbe- richt des Generalsekretärs vorlegen, die er für angemessen erachtet. 8. Wann immer der Umfang der Prüfung des Rates der Rechnungsprüfer eingeschränkt ist oder der Rat nicht in der Lage ist, genügend Unterlagen zu erhalten, erwähnt er diesen Um- stand in seinem Bestätigungsvermerk und in seinem Bericht und erläutert in seinem Bericht die Gründe für seine Anmerkungen sowie die Auswirkungen auf die Darstellung der Finanz- lage und der Finanztransaktionen. 9. Keinesfalls darf der Rat der Rechnungsprüfer in seinem Bericht Kritik üben, ohne zuvor dem Generalsekretär ausreichend Gelegenheit zu bieten, die untersuchte Angelegenheit zu er- klären. 10. Der Rat ist nicht verpflichtet, eine der vorstehenden Angelegenheiten zu erwähnen, wenn sie nach seiner Auffassung in jeder Hinsicht unbedeutend ist.