La fonction de réception consiste à prendre possession des éléments de propriété livrés à une entité par des fournisseurs, des transitaires ou toute autre partie. Lors de la prise de possession, la fonction de réception confirme que le bien a été autorisé à l'acquisition. La confirmation de l’acquisition prend généralement la forme du bon de commande autorisé ou de tout autre document juridique tel qu’un protocole d’accord.

Si l'achat de l’élément de propriété n’a pas été autorisé, il ne sera pas reçu du vendeur ou du transitaire, ou est immédiatement renvoyé au fournisseur. Dans la mesure du possible, chaque entité devrait avoir une unité spécialisée chargée d’assumer la fonction de réception pour le compte de cette entité. Dans certains cas, la fonction Réception peut être chargée de recevoir des biens pour le compte de plusieurs départements, entités ou bureaux. La réception et l'inspection ont souvent lieu dans une zone de cargaison ou un dock désigné.

L’unité de réception est responsable de l’enrichissement initial des enregistrements financiers et opérationnels et informe le centre de coûts/ Unité demande d’achat de la réception de la propriété, par notification manuelle ou automatisée.   Une étiquette de code à barres des Nations Unies est apposée sur la propriété identifiée pour la sérialisation, telle que définie par la fiche article. Dans le cas où un code à barres ne peut être apposé sur la propriété, il doit être conservé électroniquement ou physiquement.

La fonction de réception n’est pas responsable ni ne possède l’expertise nécessaire pour assembler et tester le bon fonctionnement du bien reçu. Les marchandises ne peuvent être retournées sans avoir au préalable averti le vendeur.