En bref
Planification
L'étape de planification est très importante dans la gestion du cycle de vie d'un bien. Tout au long du processus de planification, le programme est identifié et les plans optimisés pour la recherche, la livraison, la logistique, le stockage, le transport et la distribution des biens adéquats, ainsi que les quantités nécessaires pour satisfaire les exigences et atteindre les objectifs du projet. Dans de nombreux cas, la planification se traduira par des économies de coûts potentiels à toutes les étapes du cycle de vie de la gestion de la propriété, en évitant les commandes urgentes et toute autre utilisation inutile des fonds d’urgence ou de livraisons accélérées, à la détermination de la méthode d’élimination la plus rentable. La propriété qui peut fournir le service ou les avantages les plus appropriés pour atteindre ces buts et objectifs est identifiée, tout en tenant compte des facteurs opérationnels et financiers.
Cela fait partie intégrante des activités de planification de la demande au début du processus de gestion de la chaîne logistique, en particulier lors de l’évaluation des données de durée de vie utile des biens lors de la prévision des besoins en fonction des priorités futures et des données historiques d’une entité. À cet égard, le service de planification de la demande de la Division de la logistique et de la chaîne logistique a élaboré des directives détaillées et élaboré des directives spécifiques pour la planification de la demande.
Les considérations immédiates lors de l’acquisition d’un bien incluent le coût du bien considéré, la disponibilité des fonds pour l’acquisition, le stock actuel des biens détenus par l’Organisation, y compris leur état et leur durée de vie utile restante, l’urgence de l’acquisition du bien, le lieu où la propriété doit être livrée, les exigences de la réglementation locale ayant une incidence sur l'exploitation de la propriété dans l'environnement local, ainsi que d'autres exigences spécifiques.
L'examen de l'utilisation continue à l'avenir nécessite l'évaluation de nombreux facteurs, y compris, sans toutefois s'y limiter, l'étendue de l'entretien continu requis pour entretenir la propriété, les coûts ou les besoins en personnel et autres ressources nécessaires à l'exploitation de la propriété, la disponibilité future de fonds pour entretenir la propriété ou remplacer, la période pour laquelle la propriété est requis et l’existence de restrictions éventuelles en matière de disposition.
Acquisition
Il existe de nombreuses façons d’acquérir des propriétés immobilières pour les opérations de l’Organisation. Elles comprennent :
- Achat
- Projets de construction, y compris les grands projets de rénovation
- Dispositions relatives au droit de réutilisation
- Contrats de location
- Transfert
- Échange ou troc
- Acceptation d'un don
Dans chacune des options d’acquisition susmentionnées, les conditions du document d’acquisition identifient l’arrangement de paiement ou de non-paiement permettant d’acquérir le bien, les titres de propriété ou de contrôle sur le bien, les droits légaux et le délai pour l’utilisation du bien. Les informations relatives au type de propriété, à son coût d’acquisition, aux paiements périodiques prévus, à la durée d’utilisation et de contrôle légaux, et à la durée de vie utile, sont essentielles pour établir les registres et présenter le bien acquis dans les états financiers de l’Organisation.
Le principe de contrôle est un élément important de l’acquisition d’un bien immobilier. Conformément aux principes comptables IPSAS, une entité a le contrôle de sa propriété lorsqu'elle a le droit et la possibilité de l'utiliser. La date d’acquisition est donc essentielle pour déterminer la date de comptabilisation correcte d’un bien dans le système de registres de l’organisation, en particulier pour les immobilisations. Le principe de contrôle est développé dans le document établissant le Cadre de gestion des immobilisations (FAMF).