Règlement des litiges relatifs aux constatations médicales

United Nations ST/AI/2019/1 Secretariat 15 February 2019 19-03760 (E) 080319 *1903760* Administrative instruction Resolution of disputes relating to medical determinations The Under-Secretary-General for Management Strategy, Policy and Compliance, pursuant to section 4.2 of Secretary-General’s bulletin ST/SGB/2009/4, and for the purpose of implementing staff rules 6.2 (j)–(l) and article 5.1 of appendix D to the Staff Rules of the United Nations and establishing conditions and procedures for medical reviews by an independent medical practitioner or a medical board, promulgates the following: Section 1 General provisions 1.1 The present instruction establishes the procedures for resolving disputes relating to any medical determination by the United Nations Medical Director or a medical practitioner duly authorized by the Medical Director. 1.2 A request for review of a medical determination does not have the effect of suspending the implementation of any administrative decision taken on the basis of the contested medical determination. 1.3 If there is a conflict of interest, independent medical practitioners or Chairs of medical boards selected to conduct the review of the contested medical determination must recuse themselves. A conflict of interest shall comprise any instance in which such medical practitioner’s professional or personal relationships, activities or interests may impair or reasonably give the appearance of impairing the practitioner’s impartiality and independence. Former employees of a United Nations organization, regular treating physicians and members of the same medical office as regular treating physicians of the staff member must not act as an independent medical practitioner or as the Chair of a medical board. Section 2 Requests for review and scope 2.1 Requests for review of medical determinations shall be submitted by staff members within 60 calendar days of the date on which they received notification, electronically or in hard copy, of the administrative decisions based on the contested medical determination. 2.2 Staff members shall submit their requests in writing to one of the following: ST/AI/2019/1 19-03760 2/5 (a) The secretary of the Advisory Board on Compensation Claims, who shall forward the request to the Medical Director, regarding claims filed under appendix D to the Staff Rules; (b) The Medical Director or a duly authorized medical officer, for all other medical disputes. 2.3 Staff members shall include in their application whether they request a review of the medical determination by an independent medical practitioner, in accordance with the procedures set out in section 3 below, or by a medical board, in accordance with the procedures set out in section 4 below. Terms of reference 2.4 Once the request for review is received, the Medical Director shall draft the proposed terms of reference of the independent medical practitioner or medical board, together with any necessary guidance, and shall provide them to the staff member. 2.5 The terms of reference shall include the following: (a) The scope of the review, which shall be limited to the medical aspects of the contested medical determination; (b) The maximum fees per hour and the reimbursable expenses of the independent medical practitioner or medical board conducting the review, which shall be based on reasonable and customary rates applicable to the location, qualification and specialization of the participants, and the expected duration of the review. 2.6 The staff member may suggest amendments within 14 calendar days of receipt of the terms of reference. The Medical Director shall have the discretion as to whether to incorporate the staff member’s suggested amendments into the proposed terms of reference. The Medical Director shall promptly provide the staff member’s application and the final terms of reference to the staff member and the independent medical practitioner or medical board that will conduct the review. 2.7 The Medical Director should engage the medical practitioners conducting the review through an appropriate individual contractor or consultancy arrangement . 2.8 The projected costs of the review shall be agreed to by the Assistant Secretary- General for Human Resources or an official with delegated authority before engaging an independent medical practitioner or the members of a medical board. Basis of the review 2.9 The review by an independent medical practitioner or medical board shall be based on the documentation available when the contested medical determination was issued. Staff members may be required by the independent medical practitioner or medical board to undergo further medical examinations or diagnostic tests. Any costs associated with these additional examinations or tests shall form part of the expenses of the independent medical practitioner or medical board. If staff members refuse to undergo the additional examinations or tests, the review of the contested medical determination shall be denied. 2.10 Where a request for review is based on new medical information or on a change in medical circumstances after the original medical determination was made, the Medical Director or a duly authorized medical officer shall either confirm the original determination or issue a new one as follows: (a) Should the original medical determination be confirmed, the review of the medical determination shall continue in accordance with the procedures described in section 3 or 4 below, as applicable; ST/AI/2019/1 3/5 19-03760 (b) Should there be a new medical determination by the Medical Director, the staff member shall, within 30 days, take one of the following steps: (i) Agree to the new determination and withdraw the request for review; (ii) Request for an independent medical practitioner or medical board to proceed with the review of the new medical determination in accordance with the procedures described in section 3 or 4 below, as applicable. 2.11 Once an independent medical practitioner has been appointed in accordance with the procedures set out in section 3 below or a medical board has been convened in accordance with the procedures set out in section 4 below, any new medical information or change in medical circumstances must be promptly brought to the attention of the independent medical practitioner or the Chair of the medical board, as applicable, who may accept or reject it on the basis of its relevance to the terms of reference. Section 3 Review by an independent medical practitioner 3.1 An independent medical practitioner shall be a qualified medical practitioner who is licensed to practise in the area of medicine that the Medical Director has determined relevant for the review. The independent medical practitioner shall work in an official language of the United Nations. Procedure 3.2 Where a staff member requests a review by an independent medical practitioner, the Medical Director shall propose a medical practitioner to perform this function and provide the proposed medical practitioner’s curriculum vitae and associated fees to the staff member. 3.3 The proposed independent medical practitioner shall be considered accepted if, within 14 calendar days of receipt of the proposal, the staff member does not refuse the medical practitioner proposed by the Medical Director. 3.4 If the proposed independent medical practitioner is refused, the staff member shall provide reasons for such refusal. The Medical Director shall then propose a new independent medical practitioner in accordance with the procedure described in sections 3.2 and 3.3 above. The request for review shall be deemed withdrawn after the staff member’s third refusal of the proposed practitioner. 3.5 The independent medical practitioner shall submit to the Medical Director and the staff member a report containing a reasoned opinion and advice as to whether to confirm, modify or reject the contested medical determination, in line with the terms of reference and written in an official language of the United Nations. Section 4 Review by a medical board Composition 4.1 A medical board shall be composed of the following three members: (a) A qualified medical practitioner selected by the staff member; (b) The Medical Director or a medical practitioner designated by the Medical Director; (c) An independent medical practitioner selected by agreement between the other two members. ST/AI/2019/1 19-03760 4/5 4.2 Staff members must provide information on the fees of the medical practitioner they have selected to the Medical Director within 30 calendar days of the finalization of the terms of reference. The fees of the medical practitioner selected by the staff member shall not exceed those established in the terms of reference in accordance with section 2.5 (b) above. 4.3 The third independent medical practitioner selected by the other two members of the medical board shall be the Chair of the board. If the other two members do not reach an agreement, the Medical Director must refer the decision to an appropriate external medical authority, who shall select the Chair. The fees of the Chair shall not exceed those established in the terms of reference in accordance with section 2.5 (b) above. Procedure 4.4 The members of the medical board shall meet in a location and manner determined by the Chair, including in person, by teleconference or by videoconference. Necessary travel must be authorized by the Medical Director before it is undertaken and shall be considered as official business travel governed by administrative instruction ST/AI/2013/3 on official travel. Travel costs shall be considered part of the expenses of the medical board. 4.5 The Chair shall provide a report in line with the terms of reference, written in an official language of the United Nations and containing the following: (a) The majority view advising, in a reasoned opinion, as to whether to confirm, modify or reject the contested medical determination; (b) A dissenting opinion, if any. The report shall be signed by the Chair and submitted to the Medical Director and the staff member. Section 5 Implementation of advice issued by an independent medical practitioner or medical board 5.1 The Medical Director shall review the report of the independent medical practitioner or medical board and assess whether it is in line with the terms of reference provided, and shall take one of the following actions: (a) When the report is in line with the terms of reference and it is advised to reject or modify the contested medical determination, the Medical Director shall rescind the contested medical determination and issue a new medical determination, taking into account the advice provided by the independent medical practitioner or medical board; (b) When the report is not in line with the terms of reference, the Medical Director may either request the independent medical practitioner or medical board to revise the report in order to align it with the terms of reference or confirm the contested medical determination. 5.2 Staff members who have contested a medical determination and officials who have taken administrative decisions on the basis of the original medical determination shall be promptly informed of the outcome of the review of the report by the Medical Director and of any new medical determination taken as a result thereof. Staff members shall also be informed of any subsequent modified or new administrative decisions taken on the basis of a new medical determination. ST/AI/2019/1 5/5 19-03760 Section 6 Cost recovery and payment 6.1 If the disputed medical determination is confirmed, if the proposed modifications have no effect on any administrative decision taken on the basis of the contested medical determination or if the staff member withdraws the request for review after the review has begun, the following expenses shall be borne by the staff member, as applicable: (a) The medical fees and any expenses of the independent medical practitioner; (b) The medical fees and expenses of the Chair and of the practitioner selected by the staff member. 6.2 The costs of the Medical Director or the medical practitioner designated by the Medical Director to be a member of the medical board shall be borne by the Organization. 6.3 If the contested medical determination is not confirmed and its revision triggers a modification of an administrative decision taken on the basis of the contested medical determination, the expenses of the independent medical practitioner or medical board shall be borne by the Organization. Section 7 Application for review by the United Nations Dispute Tribunal In accordance with staff rule 11.2 (b), staff members wishing to formally contest an administrative decision taken pursuant to advice obtained from an independent medical practitioner or a medical board are not required to request a management evaluation before filing an application to the United Nations Dispute Tribunal. Section 8 Final provisions The present instruction shall enter into force on the date of its issuance. (Signed) Jan Beagle Under-Secretary-General for Management Strategy, Policy and ComplianceNations Unies ST/AI/2019/1 Secrétariat 15 février 2019 19-03760 (F) 130319 130319 *1903760* Instruction administrative* Règlement des litiges relatifs aux constatations médicales En vertu du paragraphe 4.2 de la circulaire ST/SGB/2009/4 du Secrétaire général, et aux fins de l’application des alinéas j) à l) de la disposition 6.2 du Règlement du personnel de l’Organisation des Nations Unies et de l’article 5.1 de l’appendice D du Règlement, ainsi que de l’établissement des critères et des procédures de réexamen médical par un médecin tiers ou une commission médicale, la Secrétaire générale adjointe chargée du Département des stratégies et politiques de gestion et de la conformité promulgue ce qui suit : Section 1 Dispositions générales 1.1. La présente instruction régit les procédures de règlement des litiges relatifs à toute constatation médicale établie par la direction du Service médical de l’ONU ou un médecin dûment habilité à cet effet. 1.2. Une demande de réexamen d’une constatation médicale n’a pas pour effet de suspendre l’exécution de toute décision administrative fondée sur la constatation médicale contestée. 1.3. En cas de conflit d’intérêts, le médecin tiers ou le ou la président(e) de la commission médicale chargé(e) d’examiner la constatation médicale contestée doit se récuser. On entend par « conflit d’intérêts » toute situation dans laquelle les rapports, activités ou intérêts professionnels ou personnels du médecin sont susceptibles de porter atteinte ou d’être raisonnablement perçus comme portant atteinte à son impartialité et à son indépendance. Les anciens membres du personnel d ’une entité des Nations Unies, les médecins traitants du requérant ou de la requérante et les membres du même service médical que ces médecins traitants ne pourront être nommés médecins tiers ou présider une commission médicale. Section 2 Demandes de réexamen et portée 2.1 Les membres du personnel présentent les demandes de réexamen de constatations médicales dans les 60 jours civils qui suivent la date à laquelle ils ont reçu notification, par voie électronique ou sur support papier, des décisions administratives fondées sur ces constatations. * Dans la présente Instruction administrative, le masculin à valeur générique a été utilisé à la seule fin d’alléger le texte : il renvoie aussi bien aux femmes qu’aux hommes. ST/AI/2019/1 19-03760 2/5 2.2 Le membre du personnel soumet sa demande par écrit à l ’une des personnes ou entités suivantes : a) le secrétariat du Comité consultatif pour les demandes d’indemnisation, qui transmet la demande à la direction du Service médical, dans le cas des demandes présentées au titre de l’appendice D du Règlement du personnel ; b) la direction du Service médical ou un médecin dûment habilité, pour tout autre litige relatif à des constatations médicales. 2.3 Le membre du personnel précise dans sa demande s’il souhaite que la constatation médicale soit réexaminée par un médecin tiers, conformément à la procédure visée à la section 3 ci-dessous, ou par une commission médicale, conformément à la procédure visée à la section 4. Mandat 2.4 Une fois la demande reçue, la direction du Service médical établit un projet de mandat du médecin tiers ou de la commission médicale, assorti de toutes indications nécessaires, et le communique au membre du personnel. 2.5 Le projet de mandat précise les points suivants : a) la portée du réexamen, qui est limitée aux aspects médicaux de la constatation médicale contestée ; b) le plafond des honoraires du médecin ou de la commission médicale chargé(e) du réexamen (taux horaire) ainsi que des dépenses pouvant leur être remboursées, qui est établi sur la base des tarifs raisonnables et habituels en vigueur à l’endroit où exercent les praticiens et sur le fondement de leurs qualifications ou spécialités et de la durée escomptée du réexamen. 2.6 Le membre du personnel peut proposer des modifications dans un délai de 14 jours civils à compter de la réception du projet de mandat. La direction du Service médical peut décider d’incorporer ou non dans le projet de mandat les modificat ions proposées par le membre du personnel. La direction transmet dans les meilleurs délais la demande de réexamen et le mandat définitif au membre du personnel et au médecin tiers ou à la commission médicale chargé(e) du réexamen. 2.7 Les médecins chargés du réexamen sont engagés par la direction du Service médical dans le cadre de contrats de vacataire ou de consultant, selon qu’il convient. 2.8 Le coût escompté du réexamen est approuvé par la Sous-Secrétaire générale aux ressources humaines ou par un fonctionnaire habilité à cet effet avant qu’il ne soit procédé à la nomination du médecin tiers ou des membres de la commission médicale. Fondement du réexamen 2.9 Le réexamen par le médecin tiers ou la commission médicale se fonde sur les documents qui étaient disponibles lorsque la constatation médicale contestée a été établie. Le médecin ou la commission pourront exiger du membre du personnel qu ’il se soumette à des examens médicaux ou à des tests diagnostiques supplémentaires. Tous les coûts associés à ces examens ou tests supplémentaires sont inclus dans les dépenses du médecin ou de la commission. Si le membre du personnel refuse de se soumettre aux examens ou tests supplémentaires, le réexamen de la constatation médicale lui est refusé. ST/AI/2019/1 3/5 19-03760 2.10 Si une demande de réexamen se fonde sur de nouvelles informations médicales ou sur un changement de situation médicale survenu après l ’établissement de la constatation, la direction du Service médical ou un médecin dûment habilité à cet effet confirme la constatation initiale ou en établit une nouvelle selon les modalités suivantes : a) Si la constatation médicale initiale est confirmée, le réexamen se poursuit conformément aux procédures visées à la section 3 ou 4 ci-dessous, selon le cas ; b) Si la direction du Service médical établit une nouvelle constatation, le membre du personnel prend, dans un délai de 30 jours, l ’une ou l’autre des mesures suivantes : i) approuver la nouvelle constatation et retirer sa demande de réexamen ; ii) demander qu’un médecin tiers ou une commission médicale examine la nouvelle constatation médicale conformément à la procédures visée à la section 3 ou 4 ci-dessous, selon le cas. 2.11 Dès lors qu’un médecin tiers a été nommé conformément à la procédure visée à la section 3 ci-dessous ou qu’une commission médicale a été constituée conformément à la procédure visée à la section 4, toute nouvelle information médicale ou tout changement de situation médicale doit être rapidement porté(e) à la connaissance du médecin ou de la présidence de la commission, selon le cas, qui en évaluera la pertinence au regard du mandat et décidera d’en tenir compte ou non. Section 3 Réexamen par un médecin tiers 3.1 Le médecin tiers est un praticien qualifié et autorisé à exercer la spécialité médicale que la direction du Service médical a jugée pertinente aux fins du réexamen. Il exerce ses fonctions dans l’une des langues officielles de l’ONU. Procédure 3.2 Si le membre du personnel demande que le réexamen soit effectué par un médecin tiers, la direction du Service médical lui propose un médecin à cet effet ; elle lui transmet le curriculum vitae de ce médecin et l ’avise des honoraires pratiqués. 3.3 On considère que le médecin tiers proposé par la direction du Service médical a été accepté par le membre du personnel si celui-ci n’a opposé aucun refus dans les 14 jours civils suivant la réception de la proposition. 3.4 S’il refuse le médecin tiers proposé, le membre du personnel motive sa décision. La direction du Service médical propose alors un nouveau médecin conformément à la procédure visée aux sections 3.2 et 3.3 ci-dessus. La demande de réexamen sera réputée retirée si le membre du personnel refuse successivement trois médecins. 3.5 Le médecin tiers sousmet à la direction du Service médical et au membre du personnel, dans un rapport établi conformément à son mandat et rédigé dans une langue officielle de l’ONU, un avis motivé tendant à ce que la constatation médicale contestée soit confirmée, modifiée ou rejetée. ST/AI/2019/1 19-03760 4/5 Section 4 Réexamen par une commission médicale Composition 4.1 La commission médicale se compose des trois membres suivants : a) un médecin qualifié choisi par le membre du personnel ; b) le directeur ou la directrice du Service médical ou un médecin habilité ; c) un médecin tiers, choisi d’un commun accord par les deux autres membres. 4.2 Dans les 30 jours civils suivant l’établissement du mandat définitif, le membre du personnel avise la direction du Service médical du montant des honoraires du médecin qu’il a choisi,. Ces honoraires ne doivent pas dépasser le plafond prévu dans le mandat conformément à l’alinéa b) de la section 2.5 ci-dessus. 4.3 Le troisième médecin indépendant choisi par les deux autres membres de la commission médicale préside la commission. Si ces deux membres ne parviennent pas à s’entendre sur le choix d’un médecin, la direction du Service médical demandera à une autorité médicale externe appropriée de désigner le président de la commission. Les honoraires du président ne devront pas dépasser le plafond prévu dans le mandat conformément à l’alinéa b) de la section 2.5 ci-dessus. Procédure 4.4 Les membres de la commission médicale se réunissent à l ’endroit et selon les modalités choisis par la présidence de la commission, y compris en personne ou par téléconférence ou visioconférence. Les déplacements nécessaires doivent être autorisés par la direction du Service médical avant d’être entrepris et sont considérés comme des déplacements professionnels régis par l’instruction administrative ST/AI/2013/3 sur les voyages. Les frais de déplacement sont inclus dans les dépenses de la commission médicale. 4.5 La présidence de la commission établit un rapport conforme au mandat, rédigé dans une langue officielle de l’ONU et comportant les éléments suivants : a) l’opinion majoritaire recommandant, dans un avis motivé, de confirmer, modifier ou rejeter la constatation médicale contestée ; b) une opinion dissidente, le cas échéant. Le rapport est signé par la présidence de la commission et transmis à la direction du Service médical et au membre du personnel concerné. Section 5 Prise en compte des avis formulés par le médecin tiers ou la commission médicale 5.1 La direction du Service médical examine le rapport du médecin tiers ou de la commission médicale pour déterminer s’il est conforme au mandat établi et prend l’une des mesures suivantes : a) Si le rapport est conforme au mandat et qu’il comporte une recommandation tendant à ce que la constatation médicale contestée soit rejetée ou modifiée, la direction du Service médical annule la constatation et en établit une nouvelle en tenant compte de l’avis formulé par le médecin tiers ou la commission médicale ; ST/AI/2019/1 5/5 19-03760 b) Si le rapport n’est pas conforme au mandat, la direction du Service médical peut soit demander au médecin tiers ou à la commission médicale de le révise r pour le mettre en conformité, soit confirmer la constatation médicale contestée. 5.2 Le membre du personnel ayant contesté une constatation médicale et les fonctionnaires ayant adopté des décisions administratives sur le fondement de la constatation initiale devront être informés dans les meilleurs délais des résultats de l’examen du rapport par la direction du Service médical ainsi que de toute nouvelle constatation médicale établie à l’issue de cet examen. Le membre du personnel devra également être tenu informé de toute décision administrative ultérieure adoptée sur le fondement d’une nouvelle constatation médicale, qu’il s’agisse d’une nouvelle décision ou d’une modification de la décision précédente. Section 6 Recouvrement des coûts et règlement 6.1 Si la constatation médicale contestée est confirmée ou que les modifications proposées sont sans effet sur toute décision administrative adoptée sur le fondement de ladite constatation, ou si le membre du personnel retire sa demande de réexamen alors que la procédure est en cours, les frais ci-après sont à la charge du membre du personnel, le cas échéant : a) les honoraires médicaux et toute dépense engagée par le médecin tiers ; b) les honoraires médicaux et les dépenses engagées par la présidence de la commission et le médecin choisi par le membre du personnel. 6.2 Les honoraires du directeur du Service médical ou du médecin nommé membre de la commission médicale par le directeur seront à la charge de l ’Organisation. 6.3 Si la constatation médicale contestée n’est pas confirmée et que son réexamen entraîne la modification d’une décision administrative qui avait été prise sur son fondement, les dépenses engagées par le médecin tiers ou la commission médicale sont à la charge de l’Organisation. Section 7 Demande de réexamen par le Tribunal du contentieux administratif des Nations Unies Conformément à l’alinéa b) de la disposition 11.2 du Règlement du personnel, tout fonctionnaire qui souhaite contester formellement telle décision administrative prise sur avis d’un médecin tiers ou d’une commission médicale n’est pas tenu de demander le contrôle hiérarchique avant de déposer une requête devant le Tribunal du contentieux administratif des Nations Unies. Section 8 Dispositions finales La présente instruction entre en vigueur à la date de sa publication. La Secrétaire générale adjointe chargée du Département des stratégies et politiques de gestion et de la conformité (Signé) Jan Beagle