Pour que les propriétés entreposées soient émises pour opérations, ils doivent être attribués à un membre du personnel disposant d'un emplacement à des fins de suivi et de conservation. Lorsque le bien est sorti du stock ou acheté directement pour être utilisé par une unité fonctionnelle spécifique à l’intérieur d’une entité, il est en cours d’utilisation opérationnelle. Par conséquent, le dépositaire et le lieu physique du bien doivent être enregistrés dans le dossier du bien pendant le processus d’affectation.
Le dépositaire de l'article indique l'unité / département / bureau administratif spécifique auquel le bien est attribué, tandis que l'emplacement physique fournit des informations détaillées sur la localisation de l'article.
La structure organisationnelle de chaque entité, avec les détails des unités administratives / départements et bureaux spécifiques auxquels des biens sont attribués et confiés, doit être correctement définie et suffisamment détaillée, avec des informations claires et non équivoques permettant d'identifier le dépositaire d'un bien. De même, l'emplacement physique de tout local / bâtiment et la disposition physique d'une entité doivent également être divulgués pour identifier l'emplacement de toute propriété.
La granularité détails concernant un emplacement peut varier en fonction de la structure et de la politique de gestion propre à l'immeuble de l'entité (par exemple, Site, Site / Bâtiment, Site / Bâtiment / Étage, Site / Bâtiment / Étage / Salle). Un exemple de quatre niveaux de granularité d'un site est présenté dans la figure ci-dessous. Chaque niveau est acceptable dans la mesure où suffisamment d’informations sont fournies pour permettre l’exercice annuel de vérification physique de la propriété
Umoja Job Aid: Equipment Assignment